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Boletín Informativo #1 julio de 2012

1. IMPLEMENTACION DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA ANTES DEL 30 DE JULIO DEL 2012.

La Resolución 652 de 2012 proferida por el Ministerio del Trabajo insta a las entidades públicas y privadas debe implementar el Comité de Convivencia antes del 30 de Julio de 2012 como una medida preventiva del acoso laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral

Debemos entender por acoso laboral lo siguiente:

Acoso laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo, conforme lo establece la Ley 1010 de 2006. (…)”;

Conformación.

El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplen¬tes. Los integrantes del Comité preferiblemente deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

El número de servidores públicos o trabajadores que integrará el Comité, depende del tamaño de la entidad pública o empresa privada, así:

1. Con 10 o menos servidores públicos o trabajadores, el Comité estará conformado por dos (2) miembros, un (1) representante de los trabajadores y uno (1) del empleador.

2. Entre 11 y 50 servidores públicos o trabajadores, el Comité estará conformado por cuatro (4) miembros, dos (2) representantes de los trabajadores y dos (2) del empleador.

3. Entre 51 a 500 servidores públicos o trabajadores, el Comité estará conformado por seis (6) miembros, tres (3) representantes de los trabajadores y (3) tres del empleador.

4. Con más de 501 servidores públicos o trabajadores, el Comité estará conformado por ocho (8) miembros, cuatro (4) representantes de los trabajadores y cuatro (4) del empleador.

El Comité de Convivencia Laboral de entidades públicas y empresas privadas no podrá conformarse con servidores públicos o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los últimos seis (6) meses anteriores a su conformación.

El empleador designará directamente a sus representantes y los trabajadores elegirán los suyos a través de votación secreta que represente la expresión libre, espontánea y auténtica de todos los trabajadores, y mediante escrutinio público, cuyo procedimiento deberá ser adoptado por cada empresa o entidad pública, e incluirse en la respectiva convocatoria de la elección.

Comités de Convivencia Laboral en los Centros de Trabajo.

Las entidades públicas y las empresas privadas que posean dos (2) o más centros de trabajo, teniendo en cuenta su organización interna, deberán conformar los comités de convivencia laboral para el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución, uno de nivel central y otro adicional por cada centro de trabajo.

Cada comité estará compuesto por representantes del empleador y los trabajadores, según lo establecido en el artículo 3° de esta resolución, considerando como número total de trabajadores la suma de ellos en el respectivo centro de trabajo.

En las entidades públicas y empresas privadas con menos de diez trabajadores solamente se conformará un Comité de Convivencia Laboral de nivel central.

Período del Comité de Convivencia Laboral.

El período de los miembros del Comité de Convivencia será de dos (2) años, a partir de la conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la comunicación de la elección y/o designación.

Funciones del Comité de Convivencia Laboral.

El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada.

3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.

4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confi-dencialidad.

6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el Comité informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.

8. Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Con-vivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas.

10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada.

Presidente del Comité de Convivencia Laboral.

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.

3. Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomenda-ciones aprobadas en el Comité.

4. Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

Secretaria del Comité de Convivencia Laboral.

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situa-ciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.

3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada.

8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.

9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada.

Reuniones.

El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente por lo menos una (1) vez al mes, sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes.

En las empresas de diez (10) o menos trabajadores, el Comité sesionará con los dos (2) integrantes del mismo, uno que representa al empleador y otro a los trabajadores.

Recursos para el funcionamiento del Comité.

Las entidades públicas o empresas privadas deberán garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo reservado de la documentación y realizar actividades de capacitación para los miembros del Comité sobre resolución de conflictos, co¬municación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.

Responsabilidad de los Empleadores Públicos y Privados.

Las entidades pú¬blicas o las empresas privadas, a través de la dependencia responsable de gestión humana y los Programas de Salud Ocupacional, deben desarrollar las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral, con el fin de promover un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar relaciones sociales positivas entre todos los trabajadores de empresas e instituciones públicas y privadas y respaldar la dignidad e integridad de las personas en el trabajo.

Responsabilidad de las Administradoras de Riesgos Profesionales.

Con base en la información disponible en las entidades públicas o empresas privadas y teniendo en cuenta los criterios para la intervención de factores de riesgo psicosociales, las Administradoras de Riesgos Profesionales llevarán a cabo acciones de asesoría y asistencia técnica a sus empresas afiliadas, para el desarrollo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.

Les sugerimos recurrir a sus entidades ARP para obtener asesoría en está implementación.

Sanciones.

El incumplimiento a lo establecido en la presente resolución será sancionado de conformidad con lo dispuesto en los literales a) y c) del artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 115 del Decreto número 2150 de 1995

“ARTICULO 91. SANCIONES. Les corresponde a los directores regionales y seccionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social imponer las sanciones establecidas a continuación, frente a las cuales opera el recurso de apelación ante el Director Técnico de Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

2. Cuando el empleador o responsable del pago de la cotización no aplique las instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevención de riesgos profesionales, adoptados en forma general por la Dirección Técnica de Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, esta le podrá imponer multas mensuales consecutivas hasta por quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. “

2. ¿DESDE QUE FECHA SE LIQUIDAN LOS INTERESES MORATORIOS CUANDO SE REINTEGRA PARTE DE UN SALDO A FAVOR QUE FUE DEVUELTO DE MANERA PREVIA?

De acuerdo al concepto 34912 del 2012 proferido por la DIAN la administración manifestó que la liquidación de esos intereses debe ser a partir de cuándo fue devuelto el dinero al contribuyente y no cuando aún ese dinero estaba en las arcas del Estado.

Teniendo en cuenta que el fundamento de la sanción por devolución improcedente deriva del desconocimiento del saldo a favor que fue objeto de devolución, resulta lógico que los intereses moratorios se deban liquidar a partir de la fecha de la devolución y hasta la fecha en la que el solicitante reintegre dicha suma.

Al respecto, el Consejo de Estado en Sentencia 17909 del 10 de febrero de 2011, C.P. Hugo Fernando Bastidas Bárcenas, señaló:

“Ahora bien, no obstante que los intereses se liquidan sobre el mayor impuesto liquidado oficial mediante resolución debidamente ejecutoriada y que ese mayor impuesto se debió pagar desde el momento en que se hizo exigible la obligación, la Sala considera que por equidad, no es pertinente liquidar intereses a cargo del contribuyente durante el lapso que el saldo a favor estuvo en las arcas del Estado y hasta la fecha de la devolución. Por lo tanto, los intereses se liquidarán a partir de la fecha de devolución del exceso del saldo a favor hasta la fecha en que la actora efectivamente reintegre la suma que se le devolvió en exceso.”.

3. SANCION DE CONTABILIDAD POR LIBROS NO REGISTRADOS ANTES DEL DECRETO LEY ANTITRAMITES.

El concepto 34.914 de 2012 proferido por la DIAN trato este asunto y señaló que él consultante pregunta por el procedimiento para registrar los libros oficiales correspondientes a los períodos de junio a diciembre de 2011 para no incurrir en alguna sanción tributaria, teniendo en cuenta que el Decreto Ley 0019 de 2011 suprimió la obligación de registrar los libros de contabilidad en el registro mercantil.

Frente a la primera parte de la consulta, la DIAN indico que esta entidad no tiene competencia para determinar los procedimientos para la inscripción de los libros de contabilidad ante el Registro Mercantil, por lo cual su inquietud respecto del procedimiento para registrar los libros oficiales por los meses de junio a diciembre de 2011, se remitirá a la Cámara de Comercio de Bogotá para que proceda a dar respuesta a la misma.

No obstante lo anterior, se señalo tener en cuenta la Circular 100-220-00001 de 2012 de la Superintendencia de Sociedades (consultada en la web de dicha Superintendencia) en la que se impartieron lineamientos con ocasión de la expedición del Decreto Ley 0019 de 2012, dado que desde su expedición se suprimió la obligación de registrar los libros de contabilidad y las actas de Junta Directiva ante la Cámara de Comercio.

Al eliminar el requisito de inscripción para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin perjuicio del a responsabilidad por la omisión del registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible.

Ahora bien, frente a su inquietud respecto de las sanciones tributarias por no tener registrados los libros de contabilidad, el literal b) del artículo 654 del Estatuto Tributario, establece como conducta sancionable no tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.

4. CORRECIONES DE ACTAS POR HECHOS OCURRIDOS ANTES DEL REGISTRO DE LOS FOLIOS RESPECTIVOS.

El concepto No. 220-045169 de 2012 proferido por la superintendencia de sociedades aclaro algunas dudas con ocasión de correcciones de las actas que veremos a continuación:

1. Cuando una empresa no ha inscrito los libros respectivos en la Cámara de Comercio y decide posteriormente hacerlo, ¿puede asentar en dichos libros la información (actas, títulos, y demás registro de accionistas) correspondientes a años anteriores? o a contrario sensu, ¿estas anotaciones operan hacia el futuro, para nuevas actuaciones de la sociedad que se susciten con posterioridad al registro de los mencionados libros en cámara de Comercio?

R/. En primer lugar, procede informarle que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 175 del Decreto 19 de 2012, que modificó el numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio, solo se seguirán registrando en la Cámara de comercio los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.

Así, actualmente las cámaras de comercio únicamente procederán a registrar los aludidos libros, sin que esta oficina encuentre inconveniente alguno para que, una vez inscritos los mismos en el Registro Mercantil sea asentada la información correspondiente, así se trate de aquella relativa a fechas anteriores a las de la inscripción de los libros ante la referida autoridad registral.

2. Cuando se detecta errores en el asiento de la información consignada en libros (orden cronológico, numeración, inconsistencias en actas, etc.) ¿estos errores pueden ser objeto de corrección, con el asiento de un acta posterior que subsane el error cometido?

R/. Al respecto, procede remitirse al Decreto 2649 de 1993 que reglamenta entre otros el libro de actas, particularmente al precepto contenido en el artículo 131 que en lo pertinente da alcance a los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, y a ese efecto establece: “Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto”.

Tratándose de corrección de simples errores de transcripción, el artículo 132 ídem, prescribe que éstos “…se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección”

De la lectura de las normas invocadas claramente se infiere que si el error consiste en la omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc., estos yerros podrán subsanarse mediante la anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección; contrario sensu, de lo contrario el mecanismo indicado es la anulación de los folios, “…señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo”. Si el error se trata de una inconsistencia de fondo en los datos consignados en los libros, su corrección deberá efectuarse a través de un acta adicional que en tal sentido elaboren y suscriban las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la respectiva reunión, siempre que, se repite, en el acta originalmente levantada, conste la aprobación de dicha decisión, en caso contrario, se requerirá que el acta adicional sea puesta a consideración del correspondiente órgano para su aprobación.

3. En el evento de libros que fueron registrados de manera oportuna por una sociedad, y los espacios para asiento de la información de la sociedad fue copada con lo actuado sin que se hubiera presentado a registro nuevos libros para consignar la información faltante de la empresa, ¿esta puede ser consignada en los nuevos libros registrados aún tratándose de años anteriores?

R/. Tal como se expuso en la respuesta al primer punto, la superintendencia no encuentra inconveniente en el hecho de que en los libros de comercio debidamente inscritos conste información relativa a situaciones acaecidas con anterioridad a la inscripción de los mismos ante el Registro Mercantil.

De otra parte, los temas de la aplicación del decreto antitrámites frente a libros de contabilidad, fue objeto de amplio pronunciamiento por parte de la entidad en Circular 100-0003 de 2012, la que puede consultar la página web, particularmente en el tema propuesto señaló:

“…

1. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.

Si no cuenta con ningún folio inscrito en el registro mercantil, levantará un acta firmada por el representante legal y el contador de la compañía en la que indicarán tal circunstancia y procederán a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios físicos o electrónicos.

Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros no inscritos. Esta opción, deberá estar acompañada de una nota en la que el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de hechos económicos anteriores a la vigencia del Decreto 019 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercantil.”

4. Si una sociedad no ha registrado sus libros de actas de junta directiva y ya la inscripción de dichos libros por disposición legal no es obligatoria en Cámara de Comercio, ¿se pueden actualizar dichos libros y anotar todas las actas que se tienen o se pueden reconstruir?

R/. Como se expuso, las cámaras de comercio ya perdieron competencia para inscribir libros relacionados con las actas de junta directiva, empero, aún persiste la obligación legal para los comerciantes de llevar el libro respectivo para el asentamiento de las actas de reuniones de junta directiva, entre otros, lo cual se colige del hecho de que la norma que así lo exige, esto es, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, específicamente el numeral 5° de dicho artículo, no ha sido objeto de modificación alguna.

El tema fue objeto de la Circular que ya fue citada.

5. ¿cuál es la consecuencia jurídica cuando una sociedad no asienta las actas de los diferentes órganos en libros, ya sea que se inscriban o no en cámara de Comercio?

R/. El numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipula que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija término especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

Por otra parte, respecto de los libros que hoy día ya no son objeto de inscripción ante el Registro Mercantil, sí persiste la obligación de mantenerlos actualizados, tal como se expuso en la respuesta al punto anterior. No llevar los libros, o mantenerlos desactualizados equivale a inobservar el aludido artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, por lo que dicho incumplimiento puede acarrearle a la sociedad y a sus administradores sanciones tal como la contemplada por el Numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, según el cual esta superintendencia cuenta con la facultad de imponer multas, sucesivas o no, a quienes incumplan la ley, los estatutos sociales o las instrucciones por ésta impartidas.


CUALQUIER INQUIETUD GUSTOSOS LA ATENDEREMOS.La información contenida en el presente boletín es de carácter estrictamente informativo. Por lo tanto, para la toma de decisiones particulares sobre los temas que se comentan, se deberá contar con el auxilio del asesor experto en el tema pertinente.

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