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SE UNIFICARON LOS CRITERIOS EN MATERIA DE BASES Y PAGOS NO SALARIALES EN LAS FISCALIZACIONES HECHAS POR PARTE DE LA UGPP
En el presente Flash informaremos sobre el Acuerdo No. 1035 de 29 de octubre de 2015, el cual comprende dos secciones y define, formula, y adopta, para la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP, la política de mejoramiento continuo en el proceso de determinación, liquidación y pago de los aportes al Sistema de la Protección Social, las cuales, se determinaron en cumplimiento de los numerales 9° y 2° del artículo 2°del Decreto 4168 de 2011, para los fines de que tratan estas disposiciones.
En primer lugar, el acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación, por lo cual, las políticas adoptadas deberán aplicarse de manera inmediata a los procesos administrativos que se encuentran en curso.
Respecto de la SECCION I, regula la política para el requerimiento y suministro de información, práctica de la inspección tributaria y acción preferente en el cobro de la mora de la siguiente manera:
i) Sobre el requerimiento y suministro de la información, la UGPP ejerce esta facultad según lo establecido en el parágrafo 2° del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, al iniciar el proceso de determinación de los aportes a los obligados con el Sistema de la Protección Social mediante la notificación del requerimiento de información del periodo objeto de fiscalización, y solicitará la siguiente información mínima para el efectivo cumplimiento de sus funciones:
a. Nómina detallada por trabajador activo o retirado y sus correspondientes novedades.
b. Balances de prueba.
c. Los auxiliares al máximo nivel de beneficiario final de los respectivos recursos.
Así mismo, se determina que el aportante podrá allegar documentación adicional que considere pertinente para permitir la adecuada valoración del cumplimiento de las obligaciones a su cargo.
ii) El plazo para dar respuesta, en los Requerimientos de Información que emita la UGPP, será de carácter prudencial y en todo caso no puede ser inferior a quince (15) días, ya que siempre se debe considerar que los obligados al suministro de la información requieren alistar la información solicitada en los formatos con las especificaciones que se definan.
No obstante, al momento de otorgar el término, la UGPP debe considerar entre otros aspectos, el volumen y la carga operativa que ello significa para las empresas por lo cual, debe otorgar un término hasta de tres (3) meses, no prorrogables para dar respuesta al requerimiento de información.
iii) Por otra parte, la UGPP podrá decretar la práctica de la inspección tributaria, para verificar la exactitud de las declaraciones de autoliquidación, para establecer la existencia de hechos que generen obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la Protección Social, o para verificar el cumplimiento de las obligaciones formales, en los términos del artículo 779 del Estatuto Tributario, conforme con lo previsto en el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007.
iv) La facultad de la UGPP sobre la acción preferente del cobro de la mora, se conserva en atención a lo previsto por el parágrafo 1 del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, sin que esto implique que las administradoras se eximan de las responsabilidades fijadas legalmente por la omisión en el cobro de los aportes, para lo cual, la UGPP informará a las respectivas administradoras para que en los casos que resulte procedente y por dichos períodos, suspendan las acciones que se hayan iniciado en contra del aportante moroso y den traslado de las mismas únicamente respecto a los períodos que la unidad determine, sin perjuicio de la obligación que le asiste a las administradoras de continuar el cobro de la mora, si la hay, sobre las demás vigencias.
Respecto de la SECCION II, ésta regula la política para el control de la determinación de la base de cotización de aportes al sistema de la protección social en la etapa persuasiva y los procesos de determinación en la unidad de gestión pensional y contribuciones parafiscales de la protección social UGPP.
i) Sobre los pagos no constitutivos de salario excluidos de la base de cotización de aportes al sistema de seguridad social integral en salud, pensión, y riesgos laborales, Sena, ICBF y Régimen del Subsidio Familiar, y en atención a la normatividad vigente, para determinar la base de cotización de aportes a los rubros mencionados, no se tendrán en cuenta los siguientes pagos laborales no constitutivos de salario, los cuales se enlistan en el acuerdo de la siguiente manera:
“a. Las prestaciones sociales establecidas en los títulos VIII y IX del Código Sustantivo del Trabajo (Artículo 128 del C.S.T)
b. Lo que recibe el trabajador, en dinero o en especie, no para su beneficio ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como: gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo, y otros semejantes. (Artículo 128 del C.S.T). Cuando el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, hace referencia a «otros semejantes» está incluyendo entre otros el auxilio para vestuario, auxilio para comunicaciones y para estudio.
c. Viáticos permanentes en la parte diferente a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento (Artículo 130 del C.S.T).
d. Viáticos accidentales (Artículo 130 del C.S.T).
e. El Auxilio legal de transporte. (Artículo 2 Ley 15/59) (Artículo 17 Ley 344/96).
f. Las sumas que recibe el trabajador de manera ocasional y por mera liberalidad del empleador como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria. (Artículo 128 del C.S.T)
g. Los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (Artículo 128 C.S.T).
h. Los aportes de las entidades patrocinadoras a los fondos de pensiones voluntarias, no constituyen salario y no se tomarán en cuenta para liquidar prestaciones sociales. Las prestaciones percibidas en virtud del plan son independientes del régimen de seguridad social y de cualquier otro régimen pensional. En consecuencia, salvo lo dispuesto en materia tributaria, no les serán aplicables las reglas previstas para pensiones de jubilación, vejez o invalidez. (Numeral 3 del artículo 169 del Decreto Ley 663/93 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).
ii) La disposición del literal h) mencionado, es consonante con el literal b) del numeral 2, inciso segundo del artículo 173 del Decreto Ley 663/93 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, que dispone que los planes de pensiones pueden ser entre otros abiertos o institucionales, y los institucionales corresponden a las entidades patrocinadoras, por lo cual, los aportes de las entidades patrocinadoras no constitutivos de salario a que se refiere el numeral 3° del artículo 169 del Decreto Ley 663 de 1993, son los pagados en virtud de un plan institucional aprobado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
iii) Sobre los acuerdos del literal g), si la UGPP llega a identificarlos como pagos constitutivos de salario, los mismos serán incorporados a la base de cotización de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales.
iv) Sobre la aplicación del artículo 30 de la ley 1393 de 2010 para la determinación de la base de los aportes al sistema de la Seguridad Social Integral, salud, pensión y riesgos laborales, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100/93, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al cuarenta (40%) del total de la remuneración, teniendo en cuenta que se ha dispuesto que:
“a). La disposición aplica exclusivamente para efectos de la adecuada determinación de la base de cotización de los aportes al Sistema de la Seguridad Social Integral: salud, pensión y riesgos laborales.
b). La aplicación del límite del cuarenta por ciento (40%) establecido en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, los pagos laborales no constitutivos de salario que deben tenerse en cuenta que son los enunciados en la Sección II, numeral 1, literales a), b),c) d), e), f), g) y h) de este acuerdo, que corresponden a los previstos en los artículos 128 y 130 del Código Sustantivo del Trabajo, artículo 2 de la Ley 15/59 y numeral 3 del artículo 169 y literal b) del numeral 2, inciso 2, del artículo 173 del Decreto Ley 663/93.
c. La expresión «total de la remuneración» contenida en la parte final del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, se refiere a la totalidad de los ingresos que recibe el trabajador en el respectivo mes por todo concepto.
d. Conforme con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 1393/10, la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social — UGPP incorporará a la base de cotización de los aportes a salud, pensión y riesgos laborales, los pagos no constitutivos de salario del respectivo mes, que excedan el 40% del total de la remuneración en el mismo período, de conformidad con lo establecido en los literales b) y c) del presente numeral”.(Subraya fuera de texto)
v) Ahora bien, sobre los pagos por mera liberalidad y ocasionalidad para la determinación de la base de cotización de los aportes al sistema de la protección social, de conformidad con lo previsto en la primera parte del inciso primero del artículo 128 del CST, éstas sumas no constituyen salario, por lo cual, para los efectos de la determinación de la base de cotización de las contribuciones al Sistema General de Seguridad Social Integral, SENA, ICBF y Régimen del Subsidio Familiar, la UGPP tiene el deber de verificar que los pagos calificados por el empleador como “de mera liberalidad” hayan sido concedidos de manera ocasional, excepcionales e inusuales dentro del respectivo año fiscal por voluntad y autonomía del empleador, de manera tal, que no resulten exigibles por el trabajador, y por lo tanto puedan ser revocados o modificados unilateralmente por el empleador en cualquier momento, de lo contrario, harán parte de dicha base.
vi) Igualmente se determina que lo anterior no obsta para que pueda efectuarse más de un pago en el año fiscal, originado en eventos distintos, tales como los que enuncia el artículo 128 del C. Sustantivo del Trabajo, como por ejemplo la bonificación por antigüedad, por navidad, por retiro, entre otros.
vii) Finalmente, sobre la base de cotización del salario integral, se determinó que la UGPP, verificará que las cotizaciones de los aportes al Sistema de la Protección Social de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de salario integral, se liquiden sobre el 70% del mismo, aunque el ingreso base de cotización resulte inferior a los 10 SMLMV establecidos en el inciso 2° del artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo, teniendo en cuenta que de esta liquidación se entenderá que el salario integral corresponde en todos los casos al valor que resulte de sumar el factor salarial y el factor prestacional estipulados por el empleador y el trabajador en los términos del artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo.
La UGPP realizará el seguimiento de las políticas adoptadas, con la presentación de un informe trimestral al Consejo Directivo, respecto del impacto e incidencia en la implementación las políticas contenidas en el acuerdo descrito.
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La información contenida en el presente Flash es de carácter estrictamente informativo. Por lo tanto, para la toma de decisiones particulares sobre los temas que se comentan, se deberá contar con el auxilio del asesor experto en el tema pertinente.
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