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Boletín Informativo julio de 2011

La sección cuarta del Consejo de Estado Mediante la sentencia No. 18039 de 2011 se pronuncio con respecto algunos gastos que no son deducibles, en especial sobre las indemnizaciones por despido injustificado.

Veamos los apartes de la sentencia:

“ 3. Deducción por pagos por indemnización por despido y suma conciliatoria. La actora considera que esta deducción es procedente porque se trata de pagos laborales, indiscutiblemente necesarios y con relación de causalidad con la actividad de la empresa. Que la necesidad del gasto para la actividad productora de renta de la compañía se evidencia por tener un personal idóneo para el desarrollo de su objeto social, que conlleva gastos, tales como salarios, prestaciones e indemnizaciones, como cuando se presenta una ruptura de la relación laboral y debe cumplirse una orden judicial de indemnización. De manera que era un gasto obligatorio, igualmente deducible como el que se producía por retiro voluntario del trabajador (bonificación de mera liberalidad), pues ambos eran pagos laborales.

En la demanda explicó que la suma estaba compuesta por $3.991.223 que correspondieron a una indemnización legal propiamente dicha y $36.800.134 que fueron registrados como “suma conciliatoria” y correspondieron a bonificaciones por retiro acordadas ante el Ministerio de Trabajo. Sobre las cuales señaló su procedencia conforme con el artículo 108 del Estatuto Tributario, en cuanto eran pagos distintos de salarios sobre los que se exigía retención en la fuente, salvo que estuvieran excluidos.”

“En relación con esta partida, la Sala no la aceptará por considerar que no se trata de una expensa necesaria y su reconocimiento no está dado por el artículo 108 del Estatuto Tributario, sino por el cumplimiento de los requisitos del artículo 107 ibídem.

En efecto, el artículo 108 del Estatuto Tributario regula la deducción de salarios y si bien se ha señalado, conforme con la jurisprudencia que se ha citado en esta providencia, que existen ciertos pagos laborales que aun cuando no sean salarios, podrían ser deducibles, estos deben cumplir con los requisitos de las expensas necesarias para su aceptación. Este es el caso de las indemnizaciones legales, entre ellas, la de retiro por despido sin justa causa.

Según las normas laborales, entre ellas, el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte (primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, etc.).

Y no son salario, según el 128 ibídem, las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones (gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y similares). Tampoco las prestaciones sociales, ni los beneficios o auxilios acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie.

Bajo las anteriores definiciones, para la Sala las indemnizaciones por despido no son salario, pues su pago no obedece a la contraprestación directa del servicio, que por lo demás ya terminó; sino, al resarcimiento de los perjuicios causados al trabajador por el incumplimiento del empleador de lo pactado en el contrato.

En efecto, el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo señala que “[…] En caso de terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa comprobada, por parte del empleador o si éste da lugar a la terminación unilateral por parte del trabajador por alguna de las justas causas contempladas en la ley, el primero deberá al segundo una indemnización […]”. Como lo precisó la Sala en sentencia de 23 de junio de 2005, “el concepto de indemnización está integrado por el daño emergente y el lucro cesante, elementos que […] no corresponden a la contraprestación del servicio, sino a la necesidad de reparar los perjuicios que se originan para el trabajador, por la terminación unilateral del contrato laboral, sin justa causa.

Ahora bien, la Sala, en sentencia del 26 de noviembre de 2009, precisó que no obstante, la indemnización por retiro era un pago laboral, para su deducibilidad debía tenerse en cuenta si se cumplían los requisitos del artículo 107del Estatuto Tributario.

Luego de analizar los conceptos de relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad, en esa providencia la Sala señaló, frente a la indemnización por despido sin justa causa, que si bien podían existir partidas que, sin ser salarios, estaban inmersas dentro del concepto de pagos de índole laboral y que algunas de ellas podían ser necesarias en la medida en que generaban o ayudaban a generar el ingreso en la actividad productora de renta, no era el caso de esa indemnización, pues la misma no correspondía a la contraprestación del servicio, sino a la necesidad de reparar los perjuicios que se originaban para el trabajador, por la terminación unilateral del contrato laboral.

Así mismo, consideró que, como cualquier pago de una sanción que debiera sufragar el contribuyente, el hecho de que legalmente tuviera que pagar la indemnización no la convertía en indispensable para facilitar la generación de renta. Que aceptar su deducibilidad implicaría la concesión de un beneficio tributario a quien por su causa dio lugar al pago de la indemnización.”

Con respecto a las sumas que nacieron con ocasión de una conciliación:

“Ahora bien, en relación con la suma de $36.800.134, se observa, según las actas de conciliación, que corresponden a la conciliación que las partes celebraron en relación con la terminación del contrato laboral y con el fin de dejar constancias sobre los siguientes temas y acuerdos transaccionales. La conciliación se redactó así en tres actas:

Que respecto de esa indemnización no podía configurarse el criterio en virtud del cual se aceptara la relación de causalidad y necesidad de los pagos extraordinarios provenientes de la relación laboral, con la actividad productora de renta.Pues sin dicho pago era totalmente viable producir la renta, ya que no era la causa del ingreso por el desarrollo de la actividad. Además, que no era un gasto normal o usual para producir o facilitar la generación de la renta. Lo anterior, por cuanto las indemnizaciones por despido injusto no intervenían en la producción de la renta ni ayudaban a generarla. Sencillamente eran pagos que tenían el carácter indemnizatorio y en ellos debía incurrir el empleador cuando desvinculaba al trabajador en los términos del artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo.

“3.1. Que el contrato de trabajo que vinculaba a las partes se terminó por su mutuo consentimiento el día 30 de septiembre de 2004.

3.2. Que junto con el importe de la liquidación de contrato de trabajo, la EX EMPLEADORA reconoce a la EX TRABAJADORA una suma conciliatoria, única y definitiva, de […] ($33.130.415.00 M/CTE.), a condición de conciliar, con efectos de cosa juzgada formal y material, sobre todo derecho incierto y discutible derivado de la relación laboral que vinculó a las PARTES, entre otros, sobre salarios, prestaciones sociales extralegales, vacaciones, compensación en dinero de vacaciones causadas no disfrutadas, indemnizaciones, beneficios extralegales y, en general, sobre cualquier otro concepto o eventual derecho que de esa naturaleza se reputare insoluto. También convienen que en todo caso el importe de dicha suma conciliatoria sea imputable a cualquier acreencia de índole laboral, pasada o presente, que se reputare o probare insoluta.

En relación con el acta restante, el acuerdo se redactó como sigue:

“5. Igualmente se le reconoce a la ex trabajadora una bonificación por mera liberalidad, por servicios prestados, no constitutiva de salario e imputable a cualquier eventual acreencia de tipo laboral, por la suma de […] $3.469.719.oo pesos, suma de dinero que se entrega a título de suma conciliatoria, con la cual se concilia cualquier diferencia que hubieran podido tener las partes por eventuales acreencias laborales causadas en vigencia de la relación laboral o a la terminación de la misma”[1][27].

Como se observa, la suma conciliada tiene una parte proyectada a cubrir cualquier posible concepto que hubiere quedado pendiente o surgiera eventualmente en virtud de la relación laboral que existió. Esa diferencia laboral incluiría cualquier concepto, entre otros, salario o prestaciones, así como indemnizaciones.

Lo anterior lo confirma el hecho de que la ex trabajadora declare a la sociedad “a paz y salvo” por todo concepto de orden laboral, como cesantías, salarios, indemnización, etc.

Pues bien, según el criterio de la Sala, en materia laboral debe primar la realidad sobre las formalidades establecidas por los sujetos de las relaciones laborales. Por lo tanto, aún cuando se hubiera estipulado en el Acuerdo Conciliatorio que se trataba de una bonificación por mera liberalidad no constitutiva de salario, lo cierto es que su finalidad sí era cobijar todos aquellos pagos laborales, incluidos los salarios, que por alguna eventualidad pudieran causarse a favor del trabajador, de ahí que una vez recibida la bonificación, el ex trabajador declaraba a paz y salvo a la empresa por todo concepto laboral, incluidos los salarios e indemnizaciones.

Como ya se advirtió, para que las indemnizaciones laborales sean deducibles del impuesto de renta se debe acreditar el cumplimiento de los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario, que en este caso no se cumplió. Para la Sala, no es posible acceder a su reconocimiento, independientemente de que la actora hubiera demostrado que efectuó la retención en la fuente o que estaba excluida de tal obligación. Además, como parte de tales sumas conciliatorias sí tenían carácter salarial, la actora debió acreditar el cumplimiento de todos los requisitos previstos en el artículo 108 del Estatuto Tributario; sin embargo, no dijo nada sobre tal hecho.

Lo anterior, impide a la Sala aceptar el cargo de apelación y, por lo tanto, en este punto se confirmará la decisión.”

Podemos observar que el consejo de estado niega reiteradamente que las indemnizaciones por despido injustificado no cumplen con los requisito del artículo 107 del Estatuto Tributario y por ende no ayudan a producir la actividad productora de renta, de hecho no es necesaria para producirla. Con respecto a las sumas conciliadas deja entre ver que el contribuyente debió decir que esas sumas era o no objeto aportes a la seguridad social y parafiscales de acuerdo al artículo 108 del Estatuto Tributario, lo cual no es necesario porque la naturaleza de la conciliación es una suma que cubre un totalidad de eventuales contingencias en salarios, prestaciones, aportes y/o indemnizaciones, no única y exclusivamente indemnizaciones.

Ahora bien, dichas suma evitan que las perdidas por gastos en litigios laborales y eventualmente se reduzca la renta liquida de la sociedad, por lo tanto desde esa perspectiva coadyuvan en la actividad productora de renta. De todas maneras esas circunstancias las analizara a la postre es el juez administrativo, debido a que la DIAN muy seguramente se acogerá a que las sumas conciliatorias no son deducibles.

Sanción por Inexactitud.

» Para la Sala, la sanción por inexactitud se debe mantener frente a las partidas que no se aceptaron, pues el rechazo no obedeció a una diferencia de criterios en torno a la interpretación del derecho aplicable, ya que el artículo 107 del Estatuto Tributario es claro en señalar los requisitos para que un gasto se tenga como expensa necesaria, y no puede calificarse como diferencia de criterios en la interpretación de esta norma la apreciación particular de cada uno de los hechos que originaron las partidas o gastos rechazados, para atribuirles la naturaleza de las deducciones procedentes, o la falta de prueba del cumplimiento de los requisitos consagrados en la norma.

La Sala había considerado de manera reiterada que ni por controversias de interpretación, ni por falta de pruebas era pertinente aplicar la sanción[1][31]. Que si los rechazos obedecían a falta de prueba -contable o no- o a defectos formales en su comprobación debía hacerse un examen analítico y probatorio y establecerse la falsedad, inexistencia, simulación, etc., de los costos, gastos y demás partidas objeto de glosa oficial, puesto que, entre otros, la sanción estaba prevista en el evento de que el contribuyente solicitara costos, deducciones, pasivos, etc. en los que no hubiera incurrido efectivamente, de los cuales derivara un menor impuesto a pagar o un mayor saldo a favor[2][32].

Sin embargo, la jurisprudencia reciente de la Sala ha señalado que la falta de prueba sobre la realidad y procedencia de las partidas declaradas no es motivo para no aplicar la sanción por inexactitud.

En efecto, la Sala en sentencia del 28 de junio de 2010 consideró que la falta de prueba sobre la realización de los costos, significaba la inclusión en la declaración de costos inexistentes que daban lugar a un menor impuesto a pagar, conducta que era sancionable en virtud del artículo 647 del Estatuto Tributario].

Así mismo, mediante sentencia del 19 de agosto de 2010, la Sala indicó que generaba la sanción por inexactitud la conducta del contribuyente de incluir en la declaración, como deducciones, partidas frente a las cuales no se demostró su realidad y procedencia, que afectaron la base gravable y dieron lugar a un menor impuesto a cargo. En esa oportunidad advirtió que no era necesario que la Administración estableciera que los gastos fueron irreales, pues lo cierto era que fueron solicitados como deducción, sin demostrar su procedencia; máxime cuando correspondía al contribuyente desvirtuar la presunción de legalidad de los actos administrativos.”

“ La anterior posición jurisprudencial guarda correspondencia con la sentencia C-571 de 2010, por medio de la cual la Corte Constitucional declaró la exequibilidad de la expresión “datos o factores falsos, equivocados, incompletos o desfigurado”\’ contenida en el artículo 647 del Estatuto Tributario, sobre la cual señaló:

“Las expresiones \’falsos, equivocados, incompletos o desfigurados\’ no tienen, prima facie, ninguna complejidad especial o particular. En el contexto de derecho tributario hacen referencia a situaciones en las que la información otorgada por los contribuyentes a la administración de impuestos, relacionada con su actividad económica, no coincide con la realidad, es decir cuando se da una información contraria a la realidad, que no la refleja completamente, o que la altera.

En efecto, para que una partida declarada se tenga como real y verdadera, a juicio de la Sala, como regla general, debe probarse la realización de la misma, que existe, que fue efectuada y de ahí que se pueda probar que se configuraron los supuestos de hecho que la norma consagra. Es decir, requiere de una actividad probatoria suficiente y adecuada sobre la existencia de esos hechos que originan la partida. La sanción no tiene como condición que se evidencie una conducta evasiva o fraudulenta por parte del contribuyente, pero sí se requiere que los datos declarados sean reales.

Recientemente la Sala, en sentencia de 24 de marzo de 2011[37], hizo las siguientes precisiones:

“Reitera que la sanción prevista en el artículo 647 del E.T. se impone cuando se incluyen costos, deducciones, descuentos, exenciones, pasivos, impuestos descontables, retenciones o anticipos inexistentes. Y, que para que se perfeccione la infracción, la inclusión se debe ejecutar con el propósito de obtener un provecho que se traduce en el menor pago de impuestos o en la determinación de un mayor saldo a favor.

Asimismo, reitera que el adjetivo inexistente debe entenderse en sus dos acepciones: como adjetivo relativo a aquello que carece de existencia; y como adjetivo relativo a aquello que, si bien existe, se considera totalmente nulo, porque es “Falto de valor y fuerza para obligar o tener efecto, por ser contrario a las leyes, o por carecer de las solemnidades que se requieren en la sustancia o en el modo.

De ahí que el artículo 647 del E.T. prevea que, en general, lo que se quiere sancionar es la utilización en las declaraciones tributarias, o en los informes suministrados a las Oficinas de Impuestos, de datos o factores falsos, equivocados, incompletos o desfigurados, puesto que todos estos adjetivos, en últimas, implican la inexistencia de los egresos que se llevan como costo, deducción, descuento, exención, pasivo, impuesto descontable, retención o anticipo, sin serlo, por una de las siguientes razones: o porque en realidad no existen esos egresos; o porque, aún existiendo, no se probaron; o porque, aún probados, no se subsumen en ningún precepto jurídico del Estatuto Tributario que les de valor y fuerza para tener el efecto invocado, por carecer de las solemnidades que exige dicho estatuto para darles la calidad de tales, a menos que, en éste último caso, se verifique la interpretación errónea por parte del contribuyente que lo haya inducido a apreciar de manera errónea la norma y a subsumir los hechos económicos declarados en la misma.”

Es evidente que el Consejo de Estado cambia su jurisprudencia y niega la diferencia de criterio jurídico, porque efectivamente dicha norma no tiene aplicación si hay un diferencia de criterio en la interpretación jurídica, pero hoy en día el alto tribunal considera que si no existe un sustento jurídico dicho dato no es procedente y por ende genera una sanción de inexactitud. Esta postura fiscalista y lesiva para los derechos del contribuyente permite que cada vez más la responsabilidad en temas tributarios sea objetiva.

La DIAN mediante la resolución 7856 de 2011 determinó que aquellas personas que no expidan documento equivalente o factura serán sujetos una revisión integral por parte de la DIAN

La resolución considera qu para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, están en la obligación legal de expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Que conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura de venta o documento equivalente debe expedirse en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales. Lo anterior, sin perjuicio de la regulación existente para las operaciones de los responsables del Impuesto Sobre las Ventas pertenecientes al régimen simplificado.

Que la Superintendencia de Industria y Comercio, en ejercicio de las disposiciones que prevén la competencia funcional relativa al sistema de indicación de precios de bienes y servicios al público, mediante la Circular Externa 0015 de fecha 7 de junio de 2011 modificó el numeral 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única con el objeto de impartir instrucciones a propietarios y administradores de restaurantes, bares, clubes sociales o culturales, griles, discotecas, cafeterías y similares, encaminadas, entre otros aspectos, a la simplificación del suministro de información sobre indicación pública de precios, la voluntariedad de la propina, la prohibición de expedición de prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares por parte de quienes están en la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, e indicó que la inobservancia de lo señalado en dicha Circular da lugar a la imposición de las sanciones previstas en la ley.

Así las cosas, cuando en ejercicio de las facultades de fiscalización e investigación previstas en el artículo 684 del Estatuto Tributario, la administración tributaria por intermedio de los funcionarios competentes establezca que en violación del artículo 616-1 ibídem, los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente no cumplen con dicha obligación legal, deberán proceder a la imposición de la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, conforme con lo dispuesto en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario, y serán además objeto de revisión integral de su situación tributaria con fundamento en las amplias facultades consagradas en el artículo 684 referido, aplicando la presunción de ingresos en ventas conforme con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y demás sanciones a que haya lugar.

Con el fin de promover la adquisición de software en nuestro país, el gobierno nacional decidió bajar las tarifas de retención para el licenciamiento de software que se haga en el país. Así lo determinó el Decreto 2521 No. 2011 de la siguiente forma:

“ARTICULO 1. Adicionase el artículo 1 del Decreto 260 de 2001 con el siguiente Parágrafo: «Parágrafo. Los pagos o abonos en cuenta que se, realicen a contribuyentes con residencia o domicilio en Colombia obligados a presentar declaración del Impuesto sobre la renta y complementarios en el país, por servicios de licenciamiento o derecho de uso de software, están sometidos a retención en la fuente a la tarifa del tres punto cinco por ciento (3.5%) del respectivo pago o abono en cuenta.

Los pagos o abonos en cuenta por el concepto a que se refiere este Parágrafo, que se efectúen a contribuyentes personas naturales residentes en el pais no obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, se rigen por lo dispuesto en el inciso dos y sus literales a) y b) del presente articulo.”

El Decreto 2645 de 2011 señalo unos nuevos requisitos para tramitar el RUT, los cuales pretenden prevenir la comisión de fraudes y evasiones en impuestos.

Los nuevos requisitos son los siguientes:

La inscripción en el Registro Único Tributario se formalizará de las siguientes maneras:

a) Personalmente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;

b) A través de apoderado debidamente acreditado;

En los citados eventos se deberán adjuntar los documentos señalados a continuación:

Tratándose de la formalización de la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, de personas jurídicas y asimiladas, se deberá adjuntar:

  1. Documento original mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes,
  2. Fotocopia del documento de identidad de quien realiza el trámite, con exhibición del original
  3. Constancia de la titularidad de una cuenta corriente activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, y
  4. Original de un recibo de servicio público domiciliario cancelado (agua, luz, teléfono, gas y los demás cuya prestación se encuentre sujeta a vigilancia por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios), con fecha de pago no mayor a dos (2) meses, que corresponda a la dirección informada en el formulario de inscripción del Registro Único Tributario o del Boletín de Nomenclatura Catastral del predio informado como dirección, correspondiente al año de la inscripción.

Para este efecto, no es necesario que en el recibo o en el boletín de nomenclatura catastral figure el nombre de quien solicita la inscripción. En los lugares donde no exista nomenclatura, se puede presentar certificación de la autoridad municipal correspondiente, en la cual conste esta situación, con fecha de expedición no mayor a dos (2) meses.

Tratándose de la formalización de la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, de personas naturales, se deberá adjuntar:

  1. Fotocopia del documento de identidad de quien realiza el trámite, con exhibición del original.
  2. Constancia de titularidad de cuenta corriente activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, en caso de inscripción en calidad de Responsable del Impuesto Sobre las Ventas del Régimen Común o como importador o exportador, salvo que se trate de un importador ocasional. Para dicho efecto se considera importador ocasional aquella persona natural que se encuentre sujeta a realizar cambio de modalidad respecto de mercancías que excedan los cupos establecidos en la ley para las modalidades de viajeros, menajes, trafico postal y envíos urgentes, y los sujetos de las prerrogativas consagradas en el Decreto 2148 de 1991, Y además realicen máximo dos de estas operaciones de importación en un periodo de un (1) año calendado.
  3. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros, activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, para los demás obligados diferentes a los señalados en el numeral anterior.
  4. Original de un recibo de servicio público domiciliario cancelado (agua, luz, teléfono, gas y los demás cuya prestación se encuentre sujeta a vigilancia por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios), con fecha de pago no mayor a dos (2) meses, que corresponda a la dirección informada en el formulario de inscripción en el Registro Único Tributario o Boletín de Nomenclatura Catastral del predio informado como dirección, correspondiente al año de la inscripción.

Para este efecto, no es necesario que en el recibo o en el boletín de nomenclatura catastral, figure el nombre de quien solicita la inscripción. En los lugares donde no exista nomenclatura, se puede presentar certificación de la autoridad municipal correspondiente, en la cual conste esta situación, con fecha de expedición no mayor a dos (2) meses.

Tratándose de la formalización de la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, de sucesiones ilíquidas se deberá adjuntar:

  1. Fotocopia del documento de identidad, del representante legal de la sucesión, con exhibición del original,
  2. Original de un recibo de servicio público domiciliario cancelado (agua, luz, teléfono, gas y los demás cuya prestación se encuentre sujeta a vigilancia por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios), con fecha de pago no mayor a dos (2) meses, o Boletín de Nomenclatura Catastral, del predio que corresponda a la dirección del representante legal de la sucesión.

Para este efecto, no es necesario que en el recibo o en el boletín de nomenclatura catastral, figure el nombre de quien solicita la inscripción. En los lugares donde no exista nomenclatura, se puede presentar certificación de la autoridad municipal correspondiente, en la cual conste esta situación, con fecha de expedición no mayor a dos (2) meses.

Los Consorcios y Uniones Temporales, adicional a los requisitos anteriormente descritos, deberán presentar copia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato.

Las personas naturales que se encuentren en el exterior, podrán presentar el formulario de inscripción previamente diligenciado por Internet, en el país de residencia ante el cónsul respectivo para su formalización.

En su defecto enviarán la solicitud de inscripción a través del correo electrónico rut-extranjeros@dian.gov.co anexando en forma escaneada su documento de identidad y copia del documento de autorización de residencia. Una vez la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales formalice el documento, será enviado a la dirección electrónica informada en el formulario RUT.

Cuando el interesado adelante el diligenciamiento del formulario de inscripción en el Registro Único Tributario a través de Internet, deberá imprimir el formulario y presentarlo ante las Direcciones Secciona les de Impuestos y/o Aduanas o en los lugares autorizados para su formalización.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales implementará procedimientos y utilizará la tecnología necesaria que permita garantizar la confiabilidad y seguridad en el trámite de inscripción, actualización, suspensión y cancelación en el Registro Único Tributario.

Para realizar los procedimientos de inscripción, actualización o en la solicitud de cancelación del Registro Único Tributario, quien realice el trámite de manera presencial deberá registrar su huella dactilar legible de manera manual o mediante los sistemas que para el efecto determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá realizar visitas previas a la formalización de la inscripción, actualización o cancelación en el Registro Único Tributario, con el fin de verificar la información suministrada por el interesado. En caso de constatar que los datos suministrados son incorrectos o inexactos se negará la inscripción, actualización o cancelación correspondiente.

La superintendencia de sociedades mediante el concepto No. 220-065855 de 2011 determinó el manejo de cómo se debe pagar el capital en las sucursales, que plazos se tiene y que manejo se le debe dar.

El consultante pregunto: “De cuánto tiempo dispone una sociedad anónima, sucursal en Colombia para acreditar el pago del capital asignado. De no hacerlo, cual es el procedimiento que debe seguir el revisor fiscal, para hacer exigible la inversión de la sociedad casa matriz en Colombia.”

Al respecto la super opinó que el único plazo para pagar por parte de la sociedad extranjera cuando incorpora una sucursal en el país, es al momento en el que se incorpore dentro de los documentos que se debe protocolizar en la notaría del lugar escogido como domicilio, está la Resolución de incorporación, la cual entre otras debe contener el monto del capital asignado a la sucursal y el originado en otras fuentes si las hubiere.

Por su parte, el artículo 475 del Código de Comercio, establece que “para establecer la sucursal, la sociedad extranjera comprobará ante la Superintendencia respectiva que el capital asignado por la principal, fue debidamente cubierto” y aunque la exigencia de la comprobación del pago del capital a esta Superintendencia, por virtud del decreto 2300 de 2006, sólo obliga a aquellas sucursales de sociedades extranjeras que incurran en cualquiera de las causales de vigilancia de que trata el Decreto 4350 de 2006, ello no significa que aquellas sucursales inspeccionadas o vigiladas por otra Superintendencia, estén exoneradas de pagar el capital.

En consecuencia en cumplimiento de las funciones previstas por el artículo 207 del Código de Comercio, es su deber exigirle a la casa matriz el cumplimiento de la obligación establecida en la Resolución de incorporación, dejando las constancias necesarias e informando a la Entidad de supervisión las irregularidades en la conformación de la sociedad, lo anterior en razón a la obligación que le asiste al revisor fiscal conforme al numeral 3° del artículo 207 del Código de Comercio de colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías y rendirles los informes a que haya lugar.

La superintendencia de sociedades mediante el oficio No. 115-076963 de 2011 resolvió el siguiente interrogante ¿En una sociedad anónima dedicada al comercio al por mayor y por menor de mercancías, con el sistema de inventario permanente y método de valuación de costo promedio, es obligatorio y con qué periodicidad realizar inventario físico de las mercancías?

En segundo lugar en relación con la toma del inventario físico de las mercancías la Entidad emitió el concento radicado con el número 310-29160 del 4-de julio de 1996, en el que señaló:

“Existe una diferencia fundamental entre los sistemas de inventario permanente y periódico:

En el sistema de inventario permanente la compañía conoce en todo momento el costo ajustado, debido a que el movimiento de entradas y salidas de productos se va reconociendo constantemente en la contabilidad y estas últimas afectan directamente el costo de ventas.

En el sistema de inventario periódico, la existencia se determina con la realización de un inventario físico y el costo de ventas se calcula a través del juego de inventarios (inventario inicial más compras menos inventario final). Lo anterior no impide que se mantenga un control de existencias utilizando para el efecto tarjetas o kárdex.

En ambos casos se debe realizar una toma física por lo menos al final del período, con el fin de asegurar que los registros coincidan con la existencia de mercancías. No obstante, dadas las características de cada compañía y la complejidad de sus inventarios, es aceptable desde el punto de vista técnico contable que esta toma se lleve a cabo en los últimos días del año y no el 31 de diciembre, el cual se puede efectuar por departamentos, secciones, grupos o referencias, siempre y cuando se tenga claridad de los faltantes o sobrantes al final del ejercicio.

En tal sentido, el artículo 129 del Decreto 2649 de 1993 consagra que al terminar cada ejercicio, se debe efectuar un inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Sin embargo, permite que cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulten su registro detallado, éste puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

Asimismo, el artículo 63 del Decreto antes citado establece que al cierre del período, deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor reexpresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realización, hecho que se consigue fundamentalmente con la realización de una toma física en la cual se detecten faltantes, sobrantes, estado de conservación, adecuada clasificación, etc. de dichos inventarios.

Por lo antes expuesto, la supersociedades considera que los estados financieros de propósito general con corte al final del ejercicio adquieren especial importancia, debido a que son el soporte para la tasación de impuestos y contribuciones, determinación de utilidades, información a socios o accionistas, al Estado y a terceros, sobre la situación financiera de la sociedad y el resultado de sus operaciones.

En consecuencia, el ente económico puede realizar las tomas físicas de inventario que considere pertinentes, pero necesariamente una de ellas debe efectuarse a fin de ejercicio.”

De la lectura al concepto anterior y como punto de referencia el artículo 129 del Decreto 2649 de 1993, por el cual se expidieron las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, observemos que independientemente del sistema de registro del inventario y su método de valuación, más que obligatorio, es necesario que por lo menos una vez durante el ejercicio contable, se lleve a cabo la toma del inventario físico de los productos disponibles para la venta por parte de la administración del ente económico, obligatorio puesto que lo señala la norma y, necesario toda vez que, únicamente con dicho procedimiento se permitirá establecer la real existencia, condiciones o estado en que se encuentran todas y cada uno de los bienes o artículos disponibles para la venta y por ende ajustar el valor de los mismos para que el costo de las unidades vendidas, la utilidad en operacional y el saldo de este rubro en el balance general a su valor de realización se refleje razonablemente.

En cuanto a su segundo interrogante, considera la supersociedades que dependiendo las características y prácticas de la actividad económica desarrollada por el ente, la administración de la sociedad deberá planear organizar, llevar a cabo y controlar la realización de la toma física de los inventarios, de tal manera que inclusive no requiera cesar sus actividades, bien sea de producción y/o comercialización por un determinado tiempo, con el fin de que como resultado de la citada toma, no se afecte la operatividad del ente económico ni el resultado y conclusión del mismos.


CUALQUIER INQUIETUD GUSTOSOS LA ATENDEREMOS.La información contenida en el presente boletín es de carácter estrictamente informativo. Por lo tanto, para la toma de decisiones particulares sobre los temas que se comentan, se deberá contar con el auxilio del asesor experto en el tema pertinente.

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