Our Blog

BOLETIN LEGAL SAGRILAFT – OCTUBRE 2021

A continuación, nos permitimos presentar algunos de los pronunciamientos más recientes expedidos por la Superintendencia de Sociedades, a propósito de los sistemas de gestión del riesgo de Corrupción (PTEE) y Lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva (SAGRILAFT)

 PARÁMETROS REFERENTES A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SAGRILAFT, OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y MEDIDAS A APLICAR SI SE CONTRATA CON ENTIDADES DEL ESTADO

Con ocasión de resolver ciertos interrogantes planteados, la Superintendencia de Sociedades emitió el oficio 220-120607 del 29 de agosto de 2021 en el cual dio su concepto con respecto a ciertos aspectos relativos al SAGRILAFT entre los cuales llegó a las siguientes conclusiones:

1. A pesar que el capítulo X de la Circular básica Jurídica de la entidad no establece el deber de notificar, informar o reportar a la Supersociedades la implementación del SAGRILAFT o el régimen de medidas mínimas según la obligación, la entidad en ejercicio de las funciones de supervisión puede requerir la información que considere pertinente en cuanto a la implementación o funcionamiento del sistema. Así mismo recordó que el incumplimiento de esta obligación conlleva a la apertura de investigaciones administrativas y la aplicación de las sanciones descritas en el numeral 3 del artículo 86 de la ley 222. De 1995 las cuales consisten en multas sucesivas o no hasta de 200 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

2. En tratándose de la dependencia a la que debe pertenecer el oficial de cumplimiento, la entidad conceptuó que puede pertenecer a cualquier área de la compañía siempre y cuando i) goce de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el riesgo LA/FT/FPADM, ii) tenga comunicación directa y dependa de manera directa de la Junta Directiva o en su defecto del máximo órgano social, iii) cumpla con los requisitos establecidos en la ley para ser nombrado Oficial de Cumplimiento y, iv) que las funciones propias del cargo no impidan el correcto desempeño como oficial de cumplimiento, no se genere conflicto de intereses, inhabilidades, e incompatibilidades.

3. Cada empresa obligada a la implementación debe tomar en cuenta la actividad propia, la materialidad del riesgo, la zona geográfica entre otros factores para efectos de determinar a qué riesgos puede verse expuesta, a fin de desplegar las acciones que le permitan cumplir, según sea el caso con la debida diligencia o la debida diligencia intensificada, que permitan el cabal conocimiento de la contraparte y beneficiarios finales. Así las cosas, el oficial de cumplimiento debe estar en la capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del riesgo y poner en conocimiento del órgano correspondiente las medidas adoptadas y realizar el reporte de las operaciones sospechosas a la UIAF para que, en caso de materializarse el riesgo, la empresa pueda evaluar de conformidad con su propio sistema la posibilidad de dar por terminada o no iniciar la relación comercial.

4. Con respecto a la aplicación de los controles cuando se pretende contratar con Entidades Públicas, reconoce la Supersociedades que a pesar que el riesgo es menor, el mismo existe y por ende la sociedad a través de la evaluación respectiva, debe realizar por los menos las verificaciones mínimas determinadas por la legislación.

ES POSIBLE TERCERIZAR LA FUNCIÓN DE OFICIAL DE CUMPLIMIENTO CON SOCIEDADES QUE TENGAN EN SU OBJETO SOCIAL LA PRESTACIÓN DE DICHOS SERVICIOS

El Oficio 220 – 136928 expedido el 28 de septiembre de 2021 expedido por la Superintendencia de sociedades, estableció que para efectos de poder tercerizar la función de oficial de cumplimiento con sociedades que presten dicho servicio, la actividad deberá encontrarse establecida dentro del objeto social contenido en los Estatutos.

Así las cosas, se debe atender a la naturaleza de la sociedad ya que en el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas se puede determinar que la sociedad puede prestar cualquier actividad comercial o civil lícita no ocurriendo lo mismo en las sociedades reguladas en el Código de Comercio, ya que en dichos casos estas sociedades solo pueden realizar las actividades que se encuentren previstas en su objeto social, las que se relacionen directamente con dichas actividades o que tengan como finalidad ejercer los derechos y cumplir las obligaciones legal o convencionalmente derivadas de la existencia y actividad de la sociedad.

INGRESOS A TENER EN CUENTA POR EMPRESAS DEL SECTOR INMOBILIARIO A FIN DE DETERMINAR LA ADOPCIÓN DEL SAGRILAFT

A través del Oficio 220-138053 del 29 de septiembre de 2021, la Superintendencia de Sociedades estableció que las empresas del sector inmobiliario, esto es aquellas que prestan servicios de intermediación, compra, venta, permuta o arrendamiento de bienes inmuebles en favor de sus clientes, deben tener en cuenta los ingresos totales a efectos de determinar el cumplimiento de los requisitos para la adopción del SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas.

Para determinar los ingresos se debe tener en cuenta los reconocidos como tal en el estado de resultado del periodo lo que incluye ingresos de actividades ordinarias, otros ingresos, ganancias e ingresos financieros.

TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS RELATIVAS A LA MATERIA Y LA VITAL IMPORTANCIA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO, ESTE DEBE RESIDIR EN COLOMBIA.

En el oficio 220-122457 del 02 de septiembre de 2021 la Superintendencia de Sociedades hizo referencia a la obligación legal contenida en el numeral 5.1.4.3.1 de la Circular Externa 100-00004 del 09 de abril de 2021 que dispone como requisito mínimo que el oficial de cumplimiento debe residir en Colombia.

A este respecto, dado el papel que cumple el Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT en el sentido de velar por su cumplimiento, presentar informes relacionados con la eficiencia y efectividad del mismo, promover los correctivos necesarios, coordinar el programa interno de capacitación, verificar los procedimientos de debida diligencia, entre otros así como el participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoria, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAF, es requisito que haya una cercanía con la empresa motivo por el cual la exigencia de que este se domicilie en Colombia.

DEBIDA DILIGENCIA EN EL CASO DE LAS PERSONAS EXPUESTAS POLITICAMENTE (PEP)

Con miras a contestar ciertos interrogantes con relación a la debida diligencia que se debe aplicar cuando se contrata con PEP, la Superintendencia de Sociedades expidió el Oficio 220-126570 del 08 de septiembre de 2021 en el cual estableció ciertos aspectos relativos a la aplicación de dicho deber.

1. Las sociedades deben aplicar las actividades que se encuentren a su alcance para tener un pleno conocimiento de sus contrapartes y beneficiarios finales, en tratándose de PEP, se debe aplicar una Debida Diligencia Intensificada la cual se extiende a (i) cónyuges o compañeros permanentes; (ii) Familiares hasta el segundo grado de consanguinidad y primero civil; (iii) asociados cuando el PEP sea socio o esté asociado a una persona jurídica y además sea propietario directa o indirectamente a una participación superior al 5% de la persona jurídica o ejerza el control de la persona jurídica.

2. Dado que la normatividad vigente en la materia no limita los mecanismos que pueden ser aplicados por las empresas para desarrollar sus propios procesos de debida diligencia, cada empresa deberá aplicar lo que considere pertinente para tener un pleno conocimiento de sus contrapartes o beneficiarios finales, así las cosas, de acuerdo con las medidas diseñadas por cada sociedad, es función de esta establecer si se incurre en algún tipo de riesgo en establecer relaciones comerciales con los familiares de un PEP debiendo aplicar en cada caso, los mecanismos que considere pertinentes para cumplir con los deberes de debida diligencia.

CADA CUANTO DEBE EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ENTREGAR LOS INFORMES DE GESTIÓN CON REFERENCIA AL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL

En el Oficio 220 – 127030 del 09 de septiembre de 2021 la Superintendencia de Sociedades conceptúa acerca de la periodicidad con la cual el Oficial de Cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial debe presentar sus informes de gestión.

La entidad cita el literal D del subnumeral 2 del numeral IV de la Circular Externa 100-000003 del 26 de julio de 2016 en el cual se dispone, a modo de sugerencia que el Oficial de Cumplimiento presente al menos cada tres meses informes de gestión. No obstante lo anterior, advierte la entidad que esta norma solo brinda unos parámetros generales que serán de discrecional adopción por parte de las empresas, debiendo la sociedad, teniendo en cuenta su actividad, definir los lineamientos que serán aplicables al manual de cumplimiento estableciendo la forma en que el Oficial de Cumplimiento debe cumplir su labor.

EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DEBE TENER ACCESO A INFORMACIÓN CONFIDENCIAL SENSIBLE Y DE RESERVA QUE SE MANEJA EN LA SOCIEDAD

El 09 de septiembre de 2021 la Superintendencia de Sociedades expidió el oficio 220 – 129937 en el cual, a fin de absolver una consulta relativa al grado de acceso que debe tener el Oficial de Cumplimiento a la información sobre listas restrictivas, definió en primera instancia que la ley no restringe los medios que las empresas deberían implementar para llevar a cabo sus procesos de debida diligencia.

En vista el Oficial de Cumplimiento debe tener todos los medios que garanticen que el mismo pueda cumplir con las obligaciones a su cargo, no es viable limitar el acceso de este a la información confidencial y sensible relacionada con sus funciones para lo cual debe tener acceso a la información reportada en listas vinculantes.

Tags:

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!