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Mediante Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio determinó las reglas para la inscripción de las bases de datos, cuyo término es hasta el 9 de noviembre de 2016.El Gobierno Nacional, a través del capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012. Por lo cual, la Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 impartió las instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD.
- Procedimiento de inscripción de base de datos ante la SIC.
De conformidad con dicha Circular, los sujetos antes indicados deberán inscribir las bases de datos de acuerdo con las instrucciones contenidas en el “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD”[1] publicado en el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio[2].
La inscripción se puede realizar en línea, y está habilitada desde el 9 de noviembre de 2015 en el portal web de la Entidad. Así, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.26.3.1 de la Sección 3 del Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, dicha inscripción podrá realizarse en cualquier momento dentro del año siguiente a la fecha en la que la Superintendencia de Industria y comercio habilite el registro; sugiriendo el siguiente cronograma:
| ULTIMOS DÍGITOS NIT (SIN DIGITO DE CONFIRMACION) |
PLAZO |
| De 00 a 24 | Del 09/11/2015 a 08/02/2016 |
| De 25 a 49 | Del 09/02/2016 a 10/05/2016 |
| De 50 a 74 | Del 06/05/2016 a 08/08/2016 |
| De 75 a 99 | Del 09/08/2016 a 08/11/2016 |
Debe tenerse en cuenta que aunque no se lleve a cabo la inscripción de las bases de datos en los plazos señalados, de acuerdo con los últimos 2 dígitos del NIT, se podrá cumplir con este deber en cualquier momento, siempre y cuando sea antes del 9 de noviembre de 2016 fecha en la cual, vence el año dispuesto en el Decreto Único 1074 de 2015.A cada base de datos se le asignará un número de radicado una vez se finalice el procedimiento de inscripción. La información inscrita en el RNBD estará sujeta a verificación de la Superintendencia de Industria y Comercio
- Políticas de tratamiento de la información.
Para la documentación de las políticas de tratamiento de datos personales, el Decreto Único 1074 de 2015 en el Capítulo 25, Sección 3, artículo 2.2.2.25.3.1 que indica lo siguiente:
“Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información.
- Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.
- Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando no se haya informado mediante el aviso de privacidad.
- Derechos que le asisten como Titular.
- Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
- Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
- Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
En este contexto, cada compañía que sea responsable del tratamiento de datos personales, deberá desarrollar sus propias políticas al respecto de conformidad con la norma citada.
- Actualización de la información reportada en el RNBD.
- Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
- Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo a partir del 2018.
Entiéndase por cambios sustanciales, los que se relacionan con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.Adicionalmente, dentro de los 15 primeros días hábiles de los meses febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los responsables del tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares; como consecuencia, el primer reporte de reclamos presentados, se debe realizar en el primer semestre de 2017 con la información que corresponde al segundo semestre del año 2016.
En caso de problemas con el registro de la base de datos, es posible comunicarse con el contact – center de la Superintendencia de Industria y Comercio a los teléfonos: 018000-910165 o (571) 592 0400, y al correo soporteRNBD@sic.gov.co.
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