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CIRCULAR EXTERNA DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES DE BOGOTÁ

En el presente Flash Informativo de actualidad jurídica informamos sobre la Circular Externa dictada por la Superintendencia de Sociedades de fecha 01 de diciembre de 2014, mediante la cual se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los Estados Financieros correspondientes al ejercicio fiscal 2014.

La Superintendencia de Sociedades dentro de sus facultades de inspección, vigilancia y control otorgadas por la Ley y en aras de confirmar y analizar la información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, empresas en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial y clubes con deportistas y profesionales convertidos en sociedades anónimas, estableció lo siguiente:

1. Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a vigilancia o control de dicha entidad, están obligadas a enviar los estados financieros al 31 de diciembre de 2014, sin necesidad de requerimiento expreso. Asimismo, están obligadas a remitir la información las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales sometidas a inspección.

Se exceptúan de tal obligación, las empresas que se encuentran en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán notificar tal situación a través un correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co, indicando como asunto “Grupo arquitectura de datos: Formulario empresarial-sociedad en liquidación voluntaria.

Tabla No. 1
Programación de envío de Información Financiera
Últimos dos dígitos del NIT Envío de Información Últimos dos dígitos del NIT Envío de Información
01-05 Lunes 06 de abril 51-55 Lunes 20 de abril
06-10 Martes 07 de abril 56-60 Martes 21 de abril
11-15 Miércoles 08 de abril 61-65 Miércoles 22 de abril
16-20 Jueves 09 de abril 66-70 Jueves 23 de abril
21-25 Viernes 10 de abril 71-75 Viernes 24 de abril
26-30 Lunes 13 de abril 76-80 Lunes 27 de abril
31-35 Martes 14 de abril 81-85 Martes 28 de abril
36-40 Miércoles 15 de abril 86-90 Miércoles 29 de abril
41-45 Jueves 16 de abril 91-95 Jueves 30 de abril
46-50 Viernes 17 de abril 96-00 Lunes 4 de mayo

Por otra parte, la Superintendencia estableció que las empresas que tengan más de un cierre contable deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas antes señaladas, previa solicitud de autorización de envío dirigida al Grupo de Informes Empresariales.

Dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de plazo de envío de la información financiera, las empresas deberán allegar la documentación adicional que se detalla a continuación:

Tabla No. 2
Documentos Adicionales
  

 

 

 

Para las sociedades Vigiladas y Controladas

  • Documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros cumplen lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito por el revisor fiscal que dictamina el cumplimiento del artículo 38 ibídem (Escaneado formato PDF).
  • Informe de Gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación con conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995. Asimismo deberá contener el cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual. Este documento adicional no aplica para sucursales de sociedades extranjeras (Escaneado formato PDF).
  • Dictamen del revisor fiscal (Escaneado formato PDF).
  • Notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos (Escaneado formato PDF).
 Para las sociedades Inspeccionadas
  • Documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros cumplen lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito por el revisor fiscal que dictamina el cumplimiento del artículo 38 ibídem (Escaneado formato PDF).
  • Notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos (Escaneado formato PDF).

Si los documentos adicionales no son enviados en el lapso previsto, los estados financieros se entenderán extemporáneos, dando lugar a las sanciones pertinentes.

2. Diligenciamiento y presentación informe de prácticas empresariales.

El informe 42 (Prácticas Empresariales) deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control. Tal responsabilidad recae sobre los administradores de la sociedad tal y como lo prevé los artículos 23, 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Tabla No. 3
Programación de envío de informe de prácticas empresariales
Últimos dos dígitos del NIT Envío de Información Últimos dos dígitos del NIT Envío de Información
01-10 Lunes 11 de mayo 51-60 Martes 19 de mayo
11-20 Martes 12 de mayo 61-70 Miércoles 20 de mayo
21-30 Miércoles 13 de mayo 71-80 Jueves 21 de mayo
31-40 Jueves14 de mayo 81-90 Viernes 22 de mayo
41-50 Viernes 15 de mayo 91-00 Lunes 25 de mayo

El informe 42 no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2014 en un solo informe.

3. Presentación de los Estados Financieros Consolidados y documentos adicionales.

De conformidad con los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, las matrices o controlantes inspeccionadas destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros individuales de fin de ejercicio y las matrices o controlantes vigiladas obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar además los estados financieros consolidados en el informe 07, a más tardar el 15 de mayo de 2015.

3.1. Documentos adicionales:

  • Certificado de los estados financieros consolidados.
  • Notas a los estados financieros consolidados.
  • Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
  • Dictamen del revisor fiscal.

Los documentos adicionales deberán enviarse dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de plazo de envío de la información financiera consolidada.

Los estados financieros consolidados se entenderán recibidos oportunamente con la presentación de los documentos adicionales en el lapso previsto al efecto.

4. Presentación de Estados Financieros de las sociedades admitidas a un proceso concursal recuperatorio.

Deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 30 (información periódica acuerdo recuperatorio) y sus documentos adicionales escaneados en formato PDF (observar las directrices fijadas en la Circular Externa No. 100-000004 del 31 de mayo de 2013).

5. Presentación de Estados Financieros de los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.

Deberán enviar los estados financieros en el informe 40 (club de futbol con deportistas profesionales) y sus documentos adicionales escaneados en formato PDF (observar las directrices fijadas en la Circular Externa No. 200-000002 del 22 de febrero de 2013). En caso de encontrarse en trámite o proceso concursal recuperatorio al 31 de diciembre de 2014, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 30 (información periódica acuerdo recuperatorio).

6. Presentación de Estados Financieros de las sociedades admitidas a un proceso de liquidación judicial.

Tales sociedades deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 28 (periodos intermedios y fin de ejercicio para liquidación judicial) con observancia de las directrices fijadas en la Circular Externa No. 100-0001 del 26 de febrero de 2010, y sus documentos adicionales escaneados en PDF.

7. Presentación de Estados Financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria al 31 de diciembre de 2014.

Los entes económicos vigilados o controlados, que estén en proceso de liquidación voluntaria deberán presentar los estados financieros en el informe 16 (estado de liquidación voluntaria) del aplicativo Storm, a más tardar el 30 de mayo de 2015. Deberán además acompañarse de las notas de los estados financieros y de la certificación firmada por el liquidador, el contador y el revisor fiscal si lo hubiere.

Es importante destacar, que con excepción de la documentación solicitada en formato PDF, toda la información financiera deberá enviarse por medio del programa Storm siguiendo las especificaciones técnicas que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co.

Los plazos señalados son improrrogables. El incumplimiento de lo establecido en la Circular en comento, podrá dar lugar previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho a la defensa, a las sanciones previstas en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.

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CUALQUIER INQUIETUD GUSTOSOS LA ATENDEREMOS.

 La información contenida en el presente Flash es de carácter estrictamente informativo. Por lo tanto, para la toma de decisiones particulares sobre los temas que se comentan, se deberá contar con el auxilio del asesor experto en el tema pertinente.

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