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FLASH INFORMATIVO No. 2 – ENERO 2022

LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES MODIFICA INTEGRALMENTE LA CIRCULAR QUE REGULA LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION DE PROGRAMAS DE ETICA Y TRANSPARENCIA EMPRESARIAL (PTEE)

Mediante Circular Externa 100-000016 del 17 de diciembre de 2021 la Superintendencia de Sociedades por medio de la cual se expide la: “Solicitud de información financiera, otros informes no financieros con corte año 2021; e informe no financiero de corte eventual.”

Es importante recordar que a través de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y la Circular Externa 100-000011 de 9 de agosto de 2021, expedidas por la Superintendencia de Sociedades, se determinó que la obligatoriedad de instrumentar los programas de prevención del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM) y Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). La obligación surge a aquellas sociedades vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que en el año calendario inmediatamente anterior:

1. Hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a Cien (100) SMMLV; y hayan obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV. (Programa de Transparencia y Ética Empresaria – PTEE).

2. Hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. (Programa de prevención del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva)

Bajo la circular recién expedida en el CAPITULO II, se extiende el deber de instrumentación de estos programas a la PRESENTACIÓN INFORMES NO FINANCIEROS CORTE ANUAL, a saber:

1. PROGAMA PREVENCION DEL RIESGO DE LA/FT/PADM

Las sociedades que han instrumentalizado el programa de PREVENCION DEL RIESGO DE LA/FT/PADM deberán diligenciar el Informe 50 – Prevención del riesgo de LAIFT/FPADM. Este informe, de carácter obligatorio, debe ser diligenciado con todo el compromiso, responsabilidad y transparencia por parte de las Entidades Empresariales obligadas a través del aplicativo STORM USER, disponible en el portal web www.supersociedades.gov.co en la sección “Presentación Informes Empresariales» y luego en el botón «Módulo STORM«. La presentación del informe 50 de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el digito de verificación (DV) en los siguientes plazos máximos:

Últimos dos:   dígitos del NIT Plazo máximo para el envió de información 2022
01 -20 Lunes 23 de mayo
21- 40 Martes 24 de mayo
41-60 Miércoles 25 de mayo
61-80 Jueves 26 de mayo
81 -00 Viernes es 27 de mayo

2. PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL

Las sociedades que han instrumentalizado el programa de TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL deberán diligenciar el Informe 52 – Programas de Transparencia y Ética Empresarial. Este informe, de carácter obligatorio, debe ser diligenciado con todo el compromiso, responsabilidad y transparencia por parte de las Entidades Empresariales obligadas. La presentación del informe 52 de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el digito de verificación (DV) en los siguientes plazos máximos:

Últimos dos dígitos del NIT Plazo máximo para el envío de información 2022           
01 -20 Martes 31 de mayo
21-40 Miércoles 01 de junio
41 -60 Jueves 02 de junio
61 -80 Viernes 03 de junio
81-00 Lunes 06 de junio

3. OFICIALES DE CUMPLIMIENTO

Así mismo la circular expedida en el CAPITULO III, extiende el deber a los oficiales de cumplimiento en la PRESENTACIÓN INFORME NO FINANCIERO CORTE EVENTUAL PRESENTACIÓN DEL Informe 58 OFICIALES DE CUMPLIMIENTO. a través del aplicativo STORM USER, disponible en el portal web www.supersociedades.gov.co en la sección “Presentación Informes Empresariales» y luego en el botón «Módulo STORM”. El plazo para la presentación del informe 58 obedecerá a la decisión de nombramiento o cambio del Oficial de Cumplimiento por parte de la entidad empresarial.

En todo caso, la presentación del informe 58 se puede dar en cualquier momento del año; deberá diligenciarse y enviarse dentro de los (15) quince días hábiles siguientes a dicho nombramiento o cambio.

Lo anterior sin ignorar que el informe 58 debe presentarse con los siguientes documentos adicionales en formato PDF:

a. Certificación firmada por el representante legal del Sujeto Obligado que señale expresamente que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en Capítulo X. (el oficial de cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT y, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo)

b. La hoja de vida del Oficial de Cumplimiento.

c. Una copia del documento que dé cuenta del registro del Oficial de Cumplimiento ante el SIREL, administrado por la UIAF.

d. Una copia del extracto del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste su designación.

e. Documento que acredite el conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT o Riesgo LA/FT/FPADM; a través de especialización, cursos, diplomados seminarios, congresos o cualquier otro similar.

Nota: Los documentos adicionales mencionados anteriormente deben ser remitidos a través del portal web www.supersociedades.gov.co en la Sección «Presentación Informes Empresariales«, en el botón “Modulo STORM«, posteriormente en la sub sección «3. Envío de información«, según el vínculo «3.2. Envió de documentos adicionales» y finalmente seleccionando el vínculo «Envío de documentos adicionales«; dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al envío del informe 58

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