REPORTE DE VACACIONES Y CORRECCIONES EN LA NÓMINA ELECTRÓNICA.

Mediante Oficio Nº 494 [914809] del 3 de diciembre del año 2021, y el concepto 1369 del año 2022, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN, fijó los siguientes criterios en cuanto al reporte de las vacaciones en la nómina electrónica, el término para realizar ajustes a la misma y las sanciones aplicables por no realizar los ajustes correspondientes, así:

  1. Reporte de vacaciones.

De acuerdo con lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones se causan en el período de un año y por ello, esa erogación debe solicitarse como deducción en esa anualidad. Ahora bien, en materia de nómina electrónica para el reporte de las vacaciones ha de tenerse en cuenta que el documento soporte de pago de nómina electrónica se origina en razón a: (i) los pagos o (ii) abonos en cuenta, dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo, el cual a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios debe entenderse de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 21-1 del Estatuto Tributario.

Como en el momento en que se causan las vacaciones el empleador, no tiene certeza de cuando realizará el pago de estas, el artículo 76 del Decreto 2649 de 1994, permite que se realice una estimación de esa erogación. Las cantidades estimadas por el empleador se deben ajustar al cierre del período, determinando así el monto a favor de cada empleado de conformidad con las disposiciones legales y los acuerdos laborales vigentes.

Siendo ello así y en atención a las normas del sistema de causación, el ajuste de las vacaciones solo puede llevarse como deducción cuando surge para el empleador, la obligación de pagarlas, que en los términos de la legislación laboral, se presenta cuando el empleador, realiza el pago con el último salario devengado por el trabajador, pues es en ese momento en que se causa esa diferencia.

En ese orden de ideas, las sociedades deben reportar las vacaciones para que puedan llevarlas como deducción: i) las que se hayan causado en esa vigencia y, ii) el ajuste que surge por la diferencia del valor de las vacaciones causadas en períodos anteriores y el pagado por estas en ese período”.

En consecuencia, tratándose del concepto de vacaciones o cualquier otro que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación laboral o legal, dichos valores deberán incluirse en la generación del documento electrónico, respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, conforme con las calidades de cada sujeto obligado.

  1. Término para realizar ajustes a la nómina electrónica.

En relación con el tiempo estipulado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, este deberá dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente, generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente. El soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, se configuran como un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal.

Al momento de presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá el contribuyente contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en la referida declaración presentada ante la Administración Tributaria, los que, a su vez, deben ser congruentes y tener la vocación de soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan hacer valer.

  1. Sanciones por no realizar los ajustes correspondientes a la nómina electrónica.

En el evento en que se deba realizar ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y el sujeto obligado no genere y transmita para su posterior validación la respectiva nota de ajuste con las correcciones o ajustes pertinentes, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN, dicho documento no será válido para soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y los pensionados a cargo del empleador. Lo anterior, sin perjuicio del marco sancionatorio, dispuesto en Estatuto Tributario.