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ASPECTOS SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA.
Mediante el Decreto No. 0000 2242 de fecha 24 de noviembre de 2015, se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
Sobre el particular el Ministerio de Hacienda y Crédito Público precisó que:
i) El ámbito de aplicación de dicho Decreto se extiende a: (i) las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica, (ii) las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica, (iii) las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.
ii) Para efectos de la aplicación e interpretación del Decreto, se entenderá que la factura electrónica, es el documento que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.
iii) Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica deberá cumplir con los requisitos, condiciones tecnológicas y de contenido fiscal previstas en el artículo 3 del Decreto, entre las cuales se destacan: (i) Utilizar el formato electrónico de generación XML previsto por la DIAN, (ii) Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en las condiciones que ésta señale, (iii) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre- impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso. Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación, (iv) Incluir firma digital o electrónica, (v) e) Incluir el Código Único de Factura Electrónica.
iv) El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indica por el adquirente.
v) En los casos de expedición de notas crédito y/o débito, éstas deberán generarse en el formato electrónico XML que establezca al efecto la DIAN.
vi) El adquirente que reciba factura electrónica deberá verificar que ésta cumpla con las condiciones previstas en el artículo 5 del Decreto, de lo contrario deberá rechazarla. Si esto sucede, el obligado a facturar procederá a anularla, para lo cual generará el correspondiente registro a través de una nota crédito, relacionando el número y la fecha de la factura objeto de anulación.
vii) Para efectos fiscales, la factura electrónica, las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto para el obligado a facturar como para el adquirente del bien. Asimismo, se deberán conservar por el término previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario.
viii) El obligado a facturar electrónicamente deberá suministrarle a la DIAN un ejemplar de todas las facturas electrónicas generadas, independientemente de la forma de entrega al adquirente, en las condiciones que disponga dicha entidad.
ix) Para expedir la factura electrónica se deberá surtir el procedimiento de habilitación que señale la DIAN, y que contemplará como mínimo las condiciones que se indican en el Decreto.
x) Para efectos de la selección, la DIAN tendrá en cuenta que se trate de sujetos obligados a facturar y atenderá, entre otros, a criterios tales como: volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones, zonas urbanas y/o rurales.
xi) Las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente, entrarán en vigencia en un plazo no inferior a tres meses después de su publicación en el Diario Oficial.
xii) Una vez la DIAN publique las respectivas resoluciones de seleccionados para facturar electrónicamente, los mismos deberán directamente o a través de un proveedor tecnológico autorizado, surtir satisfactoriamente las pruebas tecnológicas que establezca la Entidad, tendientes a demostrar el cumplimiento de las condiciones técnicas de expedición (generación – entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo, y demás condiciones tecnológicas y operativas establecidas.
xiii) Quienes de manera voluntaria opten por facturar electrónicamente, deberán manifestarlo expresamente a la DIAN en la forma que ésta disponga y dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de recibo de esta manifestación por la Entidad, deberán cumplir con surtir satisfactoriamente las pruebas tecnológicas.
xiv) Obtenido el visto bueno del cumplimiento de las condiciones establecidas, a más tardar dentro los diez (10) días hábiles siguientes la DIAN expedirá una resolución indicando la fecha a partir de la cual el obligado debe empezar a facturar electrónicamente, sin que exceda de los tres (3) meses siguientes a la fecha de notificación de la resolución. Vencido el término, la DIAN puede hacer exigible la facturación electrónica acorde con el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.
xv) Si el interesado no obtiene el visto bueno de la DIAN, podrá agotar nuevamente el procedimiento respectivo hasta obtenerlo.
xvi) La habilitación para expedir factura electrónica deberá actualizarse por el obligado a facturar en caso de: (i) Cambio de proveedor tecnológico, y (ii) Cambio de solución tecnológica.
xvii) En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario, en consecuencia, si el mandante es seleccionado por la DIAN o lo es de manera voluntaria, el mandatario deberá facturar en forma electrónica, surtiendo el procedimiento previsto. Las facturas electrónicas deberán permitir diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.
xviii) En el caso de Consorcios y uniones temporales, éstos podrán facturar en su propio nombre y bajo su propio NIT, para lo cual se deberá surtir la habilitación, o podrán facturar en forma independiente cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, para lo cual cada miembro deberá agotar el procedimiento de habilitación. Las facturas electrónicas deberán permitir identificar la facturación realizada respecto de su participación.
xix) El obligado a facturar podrá contratar los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, los cuales deberán surtir la solicitud de autorización y de ser aprobada, serán autorizados por 5 años. Asimismo, los proveedores tecnológicos, deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente.
xx) Mientras no se modifiquen las disposiciones vigentes, podrán utilizarse los otros documentos equivalentes en las condiciones actualmente previstas.
xxi) La factura electrónica que cumpla las condiciones previstas, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones para efectos del Impuesto Sobre la Renta, CREE, así como de los impuestos descontables en el Impuesto Sobre las Ventas.
xxii) El Decreto prevé unos plazos progresivos de manera que la DIAN, a través de resoluciones deberá:
• Dentro de los 3 meses siguientes a la publicación del Decreto, establecer los formatos electrónicos de generación XML de la factura electrónica, notas de créditos, débito y los formatos alternativos para el recibo y rechazo de la factura, así como adoptar la política de firma digital.
• Dentro de los 4 meses siguientes a la publicación del Decreto, establecer los procedimientos que deben agotar los sujetos del ámbito de aplicación, así como las condiciones de operatividad tecnológica que deberán cumplir, con el fin de ser habilitados para expedir factura electrónica.
• Dentro de los 6 meses siguientes a la publicación del Decreto, adecuar las disposiciones relacionadas con la numeración y los procedimientos correspondientes, incluida la autorización al proveedor electrónico, así como establecer los procedimientos, elementos y condiciones necesarias para la asignación de la clave de contenido técnico de control y la obtención del código único de factura electrónica.
• Dentro de los 6 meses siguientes a la publicación del Decreto, poner a disposición de los obligados a facturar y del adquirente, los servicios informáticos y tecnológicos correspondientes al catálogo de participantes de factura electrónica y los necesarios para el recibo y verificación del ejemplar de la factura electrónica suministrado por la propia DIAN.
• Dentro de los 6 meses siguientes a la publicación del Decreto, poner a disposición de los obligados a facturar, un ambiente de pruebas según lo previsto en el artículo 10.
• Dentro de los 4 meses siguientes a la publicación del Decreto, poner a disposición las especificaciones necesarias de los elementos gráficos de control, tales como códigos de barras y/o bidimensionales que debe incorporar la factura electrónica cuando sea entregada en representación gráfica en formato impreso o digital.
• Dentro de los 4 meses siguientes a la publicación del Decreto, establecer las medidas en caso de inconvenientes técnicos y situaciones especiales que deberán operar.
• Dentro de los 4 meses siguientes a la publicación del Decreto, señalar las especificaciones técnicas de la información que debe ser entregada a la propia DIAN por los obligados a facturar electrónicamente.
Finalmente, la factura electrónica prevista en el Decreto 1929 de 2007, tendrá aplicación solamente hasta el 31 de diciembre de 2017, quedando derogado tal Decreto a partir del 1 de enero de 2018.
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