TELETRABAJO Y ASAMBLEAS NO PRESENCIALES.
Las diferentes medidas sanitaras expedidas por las autoridades colombianas con el fin de mitigar los riesgos de contraer coronavirus (COVID-19), Sin lugar a duda han tenido un fuerte impacto laboral en los diferentes sectores económicos del país en especial por la implementación del TELETRABAJO, es por eso que el Gobierno Nacional no siendo ajeno a la propagación del virus declarado como Pandemia por parte de la Organización Mundial de la Salud (O.M.S.) ha realizado los siguientes pronunciamientos para que las empresas a nivel Nacional adopten de manera temporal y como contingencia el teletrabajo con sus trabajadores.
• Circular externa 0018 de 10 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección, el del Trabajo y el Departamento Administrativo de la Función Pública se pronuncian sobre El Teletrabajo como medida temporal y excepcional cuyo texto se resalta lo siguiente:
(…) B. Medidas temporales y excepcionales de carácter preventivo:
Teniendo en cuenta que la tos, fiebre y dificultad para respirar son los principales síntomas del COVID-19, los organismos y entidades públicas y privadas deben evaluar la adopción de las siguientes medidas temporales: (Negrillas y subrayados por fuera del texto)
1. Autorizar el Teletrabajo para servidores públicos y trabajadores que recientemente hayan llegado de algún país con incidencia de casos de COVID-19, quienes hayan estado en contacto con pacientes diagnosticados con COVID-19 y para quienes presenten síntomas respiratorios leves y moderados, sin que ello signifique abandono del cargo.
Cada empleador es responsable de adoptar las acciones para el efecto y será responsabilidad del teletrabajador cumplir con esta medida con el fin de que esta sea efectiva, en términos del aislamiento social preventivo.
• Decreto 081 del 11 de marzo de 2020 de la Alcaldia de Bogotá D.C. “Por el cual se adoptan medidas sanitarias y acciones transitorias de policía para la preservación de la vida y mitigación del riesgo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) EN Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”, es importante resaltar en su parte resolutiva Artículo 4 arista II, lo siguiente:
a) (…) Las empresas y espacios laborales adoptaran las medidas necesarias para organizar el trabajo en casa de los empleados que les sea posible.
b) (…) Para los empleados que sea indispensable que asistan al lugar de trabajo se deben organizar al menos tres turnos de entrada y salida a lo largo del día laboral.
De lo anterior se puede concluir que debido a la declaratoria de emergencia sanitaria, le es dado a los empleadores implementar modalidades de teletrabajo, sin que esto conlleve a una desfiguración del contrato de trabajo inicialmente pactado con el trabajador, debido a que dichos cambios obedecen a una serie de disposiciones reglamentarias que las autoridades gubernamentales han expedido con el fin de preservar uno de los derechos fundamentales y de primer orden que es el derecho a la vida.
De igual forma se debe aclarar que una vez implementada la modalidad de Teletrabajo, ésta misma se puede reversar, toda vez que su causa de origen fue la aplicación de una medida temporal y excepcional y no en razón a la naturaleza de la actividad laboral, de ahí que para su implementación no se exigirá los formalismos de la Ley 1221 de 2008 sino por el contrario se dará aplicación al numeral 4 del Artículo 6 ibidem, es decir que pese a encontrarse en la modalidad de teletrabajador, seguirá conservando la naturaleza para la cual fue contratado.
ES POSIBLE CELEBRAR REUNIONES DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS Y JUNTA DE SOCIOS NO PRESENCIALES
De cara a la expedición de la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 “Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus” del Ministerio de Salud y Protección Social, teniendo en cuenta las recomendaciones de evitar el contacto cercano con otras personas, es necesario recordar los mecanismos legales que establecen la posibilidad de celebrar reuniones de Asamblea de Accionistas o Juntas Directivas de manera no presencial.
Así las cosas, el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 del Ministerio de Comercio Industria y Turismo “Por el cual se adicional el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la ley 222 de 1995 en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las Juntas de Socios, Asambleas Generales de Accionistas o Juntas Directivas y se dictan otras disposiciones” se debe tomar en cuenta para así evitar situaciones de riesgo de contagio.
En primer lugar el artículo 19 de la ley 222 de 1995 dispone que:
“Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la Junta de Socios, de Asamblea General de Accionistas o de Junta Directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.”
Así mismo el decreto 398 del 13 de marzo de 2020 adiciona el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del decreto 1074 de 2015 en el cual se establecen ciertos parámetros para las reuniones no presenciales así:
“Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «Todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
“El Representante Legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de Junta Directiva.
“Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.
“Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de Junta Directiva.”
De la misma manera establece el artículo 02 del Decreto que teniendo en cuenta la declaratoria de Emergencia Sanitaria, las sociedades que a la fecha hayan convocado a Asamblea de Accionistas o Juntas Directivas presenciales, podrán, hasta un día antes de la fecha en que se pretenda llevar a cabo la misma, dar alcance a la convocatoria, por el mismo medio utilizado en la convocatoria inicial, estableciendo que la reunión se hará atendiendo a lo dispuesto en el artículo 19 de la ley 222 de 1995 modificado por el artículo 148 del decreto ley 019 de 2012 y el artículo 1 del decreto 398 del 2020, indicando el medio tecnológico y la manera en que el Accionistas o Socio accederá a la reunión.
De conformidad con lo anterior es importante resaltar ciertos requisitos de los mecanismos que se pretenda usar para la celebración de las reuniones no presenciales los cuales son: 1) que de dicha reunión pueda quedar constancia y en este sentido servir como medio de prueba para demostrar la efectiva celebración de la reunión y las decisiones que fueron adoptadas mediante la misma; 2) que la comunicación se celebre de manera simultánea y sucesiva, esto es que ocurra de manera inmediata; 3) Participen un número de accionistas que conformen el quorum necesario establecido legal o estatutariamente según sea el caso.
Teniendo lo anterior en cuenta y gracias a la tecnología, hay diferentes medios que se pueden usar y que cumplen los requisitos establecidos por el artículo los cuales son, por ejemplo, video conferencias, video llamadas, llamadas telefónicas e incluso chats. Se debe recordar grabar estas conversaciones a fin de que puedan servir como medio de prueba.
Finalmente, el artículo 3° del decreto 398 del 13 de marzo de 2020 hace extensivas las disposiciones mencionadas a todas las personas jurídicas y atendiendo a lo establecido en el artículo 20 de la ley 222 de 1995, las actas correspondientes a las reuniones deberán elaborarse y asentarse en el Libro de Registro de Actas respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó el acuerdo y deberán estar suscritas por el Representante Legal y secretario de la sociedad, si este último cargo no existiere, por alguno de los accionistas, socios o miembros.
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