Mediante la resolución 000079 del 24 de julio del 2020 la DIAN señaló medidas transitorias para la realización de los medios de prueba virtuales en materia tributaria y de control cambiario en virtud de lo dispuesto en el Decreto Legislativo 807 del 04 de junio de 2020 donde se establece que la DIAN podrá realizar de manera virtual y mientras permanezca vigente la emergencia declarada con ocasión del Covid19 lo siguiente:
- La práctica de la inspección tributaria virtual, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravables declarados o no, y para verificar el cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales de los contribuyentes.
- la práctica de la inspección contable virtual al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales
- visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control para el cumplimiento de las funciones de control y vigilancia asignadas a la DIAN en materia tributaria y para prevenir e investigar posibles violaciones al régimen cambiario.
En mérito de lo anterior, la resolución indica que respecto a la Inspección Tributaria Virtual y la Inspección Contable Virtual serán decretadas bajo un auto, que se notificara conforme a lo establecido en el ET, debiéndose en esta última señalar los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla.
Adicionalmente en ambos casos se deberá tener en cuenta que en el auto que decrete la práctica de cada diligencia se deberá indicar explícitamente que solución digital se utilizará en el desarrollo de cada diligencia, para que así cada contribuyente cuente con las herramientas necesarias para la práctica de estas.
También, se debe informar a cada contribuyente que pruebas deben aportar o las que se van a realizar en la fecha de la diligencia, indicar el medio y formato mediante el cual el contribuyente deberá entregar la información requerida por la Administración Tributaria o las pruebas que este pretenda hacer valer.
Cabe resaltar que las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Las Diligencias virtuales podrán ser grabadas a través de la herramienta colaborativa y una vez finalice es necesario que se levante un acta que contenga los requerimientos establecidos en la presente resolución, se hace hincapié en que dicha acta debe ser firmada por las partes que intervienen en ella, con los medios tecnológicos establecidos, de no poderse realizar la firma en su momento por alguna circunstancia, la misma será enviada en formato PDF al correo registrado en el RUT de cada contribuyente según aplique, por el funcionario comisionado, el contribuyente deberá remitirla con los parámetros establecidos a más tardar al día siguiente hábil de su remisión por parte del funcionario.
En caso de que alguna de las partes intervinientes se niegue a suscribir el acta, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la misma administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
Por otro lado respecto a las Visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control, en materia tributaria, se estipula que llevan el mismo procedimiento mencionado donde: serán notificadas bajo un Auto decretado que ordene la diligencia, se deben aportar las pruebas con los lineamientos establecidos, se debe notificar la solucionar digital a utilizar de manera que el contribuyente cuente con las herramientas necesarias, podrán ser grabadas conforme a lo señalado en la resolución y se levanta el Acta de Visita al Contribuyente (Formato FT-FL-2534) con toda la información correspondiente a la diligencia según aplique, se procederá con las firmas de las partes involucradas con los parámetros requeridos, de no ser posible la firma se aplicará el procedimiento señalado y finalmente si alguna de las partes se niega a suscribir el acta, se dejará constancia de la negativa y la misma no afecta el valor probatorio de la diligencia, en todo caso en el acta se dejará constancia de esto.
Finalmente, el procedimiento ya descrito aplica también en el caso de la Visita Administrativa Virtual de Control Cambiario, en esta ultima un funcionario competente enviará un oficio señalando la fecha y hora de inicio de la diligencia, el canal de comunicación que se va a utilizar, con una antelación mínima de un (1) día a la fecha de la práctica de la visita, a la dirección de correo electrónico informada RUT de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita.
