Servicios de la implementación de Sagrilaft y Transparencia y Ética en los Negocios


I. ALCANCE DEL TRABAJO

Nuestra firma de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación laboral, utilizando sus propios medios y suministrando el staff de trabajo necesario para llevar a cabo la Implementación de Sagrilaft y transparencia y ética en los negocios y para ello se ejecutarán las actividades que comprenden lo relacionado a continuación:

I. SAGRILAFT Y PROGRAMA DE ÉTICA Y TRANSPARENCIA (PTEE)

a. Tendremos una reunión de máximo una (1) hora, con las personas que sean designadas por ustedes (mínimo 3) para que nos sea explicado el contexto de la organización y nos sean identificados los documentos y procedimientos que la compañía tiene actualmente instrumentados.

b. Elaboraremos para su revisión ajustes y aprobación, un listado de eventos preliminares de riesgo, tanto de corrupción como de LA/FT/FPDMA. Este listado de eventos de riesgo deberá ser aprobado por VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS en un periodo de ocho (8) días hábiles desde el momento en que sea enviado por parte de TCW. En caso que sobre este no se presenten observaciones y/o comentarios, se entenderá aprobado para la realización de las encuestas que deberán ser aprobadas por los expertos designados.

c. Elaboraremos, tanto para el PTEE como para el SAGRILAFT para la evaluación de dichos riesgos un modelo de encuesta (de elaboración propia de TCW) que tiene como propósito realizar la medición de probabilidad de los eventos de riesgo, así como del impacto (evaluando el impacto legal, operacional, reputacional y de contagio) de conformidad con los parámetros establecidos por la Superintendencia de Sociedades.

[20] Esta encuesta deberá ser atendida por un grupo de expertos que será designado por la empresa (mínimo 3, máximo 5 expertos) en un plazo de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha en que sea remitida por TCW. En caso de que ésta no sea atendida en los tiempos aquí previstos, se entenderá cumplida la actividad por parte de Tower Consulting y será responsabilidad de VR INGENIERIA Y

MERCADEO SAS la instrumentación de los eventos posteriores para la construcción de las matrices de riesgo.

d. Entregadas las encuestas por parte de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS, se procederá a realizar la tabulación y análisis de los resultados de estas con el fin de informar el riesgo inherente, de tal suerte que VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS, pueda verificar los controles a adoptar para la fijación del riesgo residual, a través de sus controles existentes y/o de la experiencia de los líderes de cada área de la organización.

e. Se elaborará el manual de SAGRILAFT, para revisión de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS. El manual será enviado para observaciones por una única vez y comentarios por parte de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS y este contará con un periodo de ocho (8) días hábiles para presentar sus comentarios o inquietudes. En caso de que no se reciban comentarios por parte de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS en el periodo informado, se entenderá aceptado el documento.

f. Se elaborará el Programa de Ética y Transparencia (PTEE), para revisión de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS. El manual será enviado para observaciones por una única vez y comentarios por parte de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS y este contará con un periodo de ocho (8) días hábiles para presentar sus observaciones. En caso de que no se reciban comentarios por parte de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS en el periodo informado, se entenderá aceptado el documento.

g. Se elaborarán además los siguientes documentos:

h. [21] Formatos de vinculación de contrapartes con el lleno de los requisitos exigidos tanto para el SAGRILAFT como para el PTEE. Si VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS cuenta con formatos de vinculación de contrapartes, debe informarlo previamente al desarrollo de las actividades para realizar las recomendaciones y ajustes que debe elaborar como parte de su proceso administrativo. En caso que no informe de ello, nosotros enviaremos nuestra propuesta de formato y será responsabilidad de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS realizar los ajustes correspondientes al interior de su organización.

I. Modelos de otro si con grupos de interés para vincularlos a las políticas establecidas en los manuales referidos anteriormente. El proceso administrativo de toma de firmas para la suscripción de otro si, será responsabilidad exclusiva de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS

II. Citación a los altos directivos de la organización a convocatoria del máximo órgano social. Si VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS cuenta con asesores corporativos que lideran la revisión de sus procesos societarios, nosotros no revisaremos las observaciones y/o comentarios planteados por estos a los documentos remitidos.

III. Elaboración de acta de los altos directivos por medio del cual se designa al oficial de cumplimiento (según las indicaciones de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS y se aprueban los respectivos manuales. (SAGRILAFT y PTEE), respectivamente. Si VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS cuenta con asesores corporativos que lideran la revisión de sus procesos societarios, nosotros no revisaremos las observaciones y/o comentarios planteados por estos a los documentos remitidos.

IV. Elaboración de reglamentos de funcionamiento de los órganos corporativos (según estructura de VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS como práctica de buen gobierno. Si VR INGENIERIA Y MERCADEO SAS cuenta con asesores corporativos que lideran la revisión de sus procesos societarios, nosotros no revisaremos las observaciones y/o comentarios planteados por estos a los documentos remitidos.

V. Entrega de capacitación asincrónica de SAGRILAFT.

VI. Entrega de capacitación asincrónica de PTEE.

VII. Entrega de señales de alerta para socialización con los colaboradores al interior de la organización.

VIII. Entrega de modelos de acuerdos de confidencialidad a suscribir con grupos de interés.

Los documentos relacionados en los numerales i) al ix) del literal precedente, deberán ser revisados por VR

INGENIERIA Y MERCADEO SAS a más tardar en un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de entrega por parte de nuestra firma, para realizar una única revisión y retroalimentación. Si no se presentan observaciones y/o comentarios en el periodo previsto, se entenderán aceptados en su totalidad.

NOTAS:

  • NUESTRA FIRMA EN NINGÚN CASO FUNGIRÁ COMO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE LAS GESTIONES AQUÍ CONTRATADAS.

[23]- CABE RESALTAR QUE LOS PLAZOS PARA REPORTAR EL INFORME 52 (PTEE) A LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES YA CULMINARON.

 

II. ACOMPAÑAMIENTO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

 Nuestra firma ofrece un acompañamiento mensual de tipo legal para que el Oficial de Cumplimiento que sea designado pueda desarrollar efectivamente las gestiones que le han sido encomendadas por parte de la Superintendencia de Sociedades y para ello se ejecutaran las actividades que se describen a continuación:

  • Realización de cuatro (4) comités al mes, cada comité con una duración de máximo dos (2) horas a la semana, donde el oficial de cumplimiento podrá resolver todas las inquietudes que tenga con relación a la instrumentación y monitoreo del sistema. Estos comités se desarrollarán a través de reuniones agendadas vía teleconferencia. En casos excepcionales y según la necesidad, se podrán plantear reuniones presenciales.
  • Se acompañará al oficial de cumplimiento para que éste, presente en debida forma los informes a los altos directivos de la organización y, realice los reportes que son determinados por la Ley frente a las diversas entidades del estado. Se acompañará en el proceso de diligenciamiento de formatos.
  • Se atenderán de forma ilimitada, todas las consultas que sean planteadas por el oficial de cumplimiento vía correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles de la solicitud. En el horario de 8:00am a 6:00pm si llega después de esa hora, será tomada del día siguiente. Ahora bien, dependiendo de la naturaleza de la consulta y su complejidad, la firma informará con la debida antelación si los términos aquí informados deben ser ampliados para dar una respuesta efectiva, suficiente y oportuna. Es decir que, si se necesita más tiempo para preparar la respuesta debido a la complejidad del asunto, la autorización durante el tiempo necesario se solicitará directamente al cliente.
  • Se acompañará al oficial de cumplimiento para que, dentro de las acciones de monitoreo que debe realizar del programa realice sus procesos de capacitación a los distintos grupos de interés. Para ello, se realizará una capacitación cada tres (3) meses, donde el oficial de cumplimiento nos indicará:

1. El grupo de interés al que se le dictará cada capacitación;

2. Las necesidades de información para cada grupo.

Las charlas se dictarán: 2 para empleados y 2 para los demás grupos de interés.

No obstante, nuestra firma no realizará procesos de validación y/o auditoria de la información reportada, ni fungiremos como oficiales de cumplimiento

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