En el presente Boletín Informativo de actualidad jurídica, informamos sobre las últimas novedades que tendrán un impacto desde el punto de vista legal para las compañías.

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MINISTERIO DE TRABAJO IMPARTE LINEAMIENTOS BÁSICOS SOBRE EL TRABAJO EN CASA

Mediante la Circular 041 del 2 de junio del 2020, el Ministerio de Trabajo se pronunció respecto los lineamientos básicos que se deben tener para el correcto desarrollo del trabajo en casa.

En la circular se expresa que estos lineamientos deben ser atendidos por trabajadores, empleadores y Administradores de Riesgo y se establecen cuatro temas fundamentales los cuales mencionaremos a groso modo a continuación:

Relaciones laborales

  1. Se deben mantener las garantías laborales, sindicales y de seguridad social para quienes trabajan en casa
  2. Las actividades que se desarrollan en la casa deben ser las que se ejecutaban habitualmente de tener modificaciones debe ser de mutuo acuerdo.
  3. No debe existir disminución de salario unilateral en razón a que la labor se ejecutara de manera remota o en casa.
  4. Las funciones encomendadas por el empleador se deben ejecutar de manera que le permitan al empleado tener el espacio necesario para compartir con su núcleo familiar y recuperar fuerzas.
  5. Se debe garantizar la dignidad humana, la igualdad, el derecho a la intimidad y privacidad de la persona que trabaja desde casa.
  6. Los empleadores trataran de evitar realizar solicitudes fuera del horario laboral establecido, sin embargo pueden existir excepciones que ameriten la atención del trabajador las cuales deben ser atendidas de forma prioritaria; sin que eso se considere como una forma de acoso laboral.
  7. Las trabajadoras que se encuentren en periodo de lactancia tendrán derecho a los lapsos establecidos en el Art. 238 del Código Sustantivo del Trabajo.
  8. El procedimiento disciplinario estará vigente durante el periodo de trabajo en casa

Aspectos en Materia de Trabajo 

  1. La jornada laboral debe ceñirse a las disposiciones laborales del Código Sustantivo del Trabajo que corresponde a la jornada máxima legal: 8 horas diarias y 48 semanales, en el caso de las horas extra no debe exceder las 2 horas diarias y 12 semanales.
  2. Las partes involucradas se deben ceñir al horario y la jornada de trabajo, para evitar impactos en la salud mental y el equilibrio emocional de trabajadores, lo anterior con el fin de garantizar el derecho a la desconexión digital.
  3. Si el empleador solicita que el empleador ejecute labores fuera de la jornada laboral, deberá proceder con el pago de horas extras, recargos por dominicales y festivos, según aplique.
  4. Las labores asignadas al trabajadores deben corresponder a las habituales, sin tener cargar adicionales o fuera de la cotidianidad del servicio, sin embargo se deben tener en cuenta algunas contingencias que deberán atenderse con el fin de evitar un perjuicio mayor al empleador.
  5. Se deben promover espacios que permitan al trabajador la realización de pausas activas, higiene y protección a la salud, también un descanso mínimo de tener reuniones continuas.  Con el fin de velar por su autocuidado.
  6. El empleador garantizara que las horas de trabajo sean distribuidas en dos secciones de manera que el empleador cuente con un intermedio de descanso, el cual no se computa en la jornada diaria. Se pueden realizar acuerdos entre las partes para facilitar el desarrollo de la vida familiar.
  7. Los trabajadores que desempeñan cargos de dirección, de confianza o manejo quedan excluidos de la regulación sobre la jornada máxima legal de trabajo.

Armonización de la vida laboral con la vida familiar y personal 

  1. El empleador no podrá asignar cargas diferentes a las que correspondan durante la jornada laboral.
  2. Los trabajadores deben respetar el trabajo en los días pactados, así las cosas se evitará la solicitud de tareas en los días de descanso.
  3. La atención de correos electrónicos y mensajes vía Whatsapp serán atendidos de forma prioritaria durante la jornada laboral, respetando la vida personal y los espacios de descanso en los que se tiene derecho.

Aspectos en Materia de Riesgos Laborales

  1. El empleador en el trabajo en casa deberá incluir su metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de riesgos y peligros de la empresa. También adoptara las medidas necesarias dentro de su plan de trabajo anual del SGSST.
  2. El empleador deberá notificar a la Administradora de Riesgos Laborales la ejecución temporal de las actividades que el trabajador desarrolla desde su casa mencionando las condiciones de modo, tiempo y lugar.
  3. La Administradora de Riesgos Laborales incluirá el trabajo en casa dentro de sus actividades de promoción y prevención, dando soporte al empleador sobre la realización de pausas activas, que deben ser incluidas en la jornada laboral de manera virtual, bien sea a través de video o una video conferencia.
  4. La Administradora de Riesgos Laborales deberá enviar recomendaciones sobre la postura y ubicación de los elementos que se emplean para la ejecución del trabajo en casa por el trabajador.
  5. El empleador deberá hacer una retroalimentación constante con sus trabajadores respecto a las dificultadores que tengan en la ejecución de su trabajo y encontrar posibles soluciones.
  6. El empleador deberá hacer seguimiento a sus trabajadores sobre su estado de salud, las recomendaciones de autocuidado con el fin de prevenir el contagio de COVID-19.
  7. Los trabajadores deberán cumplir a cabalidad las normas, reglas e instrucciones establecidas en la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo desde casa procurando el cuidado integral de la salud, así mismo deberán tener informados al empleador ante cualquier cambio de su salud que pueda afectar el correcto desarrollo de su labor.
  8. El empleador deberá dar a conocer los mecanismos de comunicación (correo electrónico y teléfonos) para reportar cualquier tipo de novedad derivada del trabajo en casa.
  9. Finalmente el Comité de Convivencia laboral, debe tener los mecanismos que faciliten a los trabajadores el reporte de quejas.
AUXILIO DE TRANSPORTE SE CONVIERTE EN AUXILIO DE CONECTIVIDAD DURANTE LA PANDEMIA

Mediante el Decreto 771 del 3 de junio del 2020 el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -MinTIC dispone una medida de manera temporal y transitoria para garantizar el acceso a servicios de conectividad ante la emergencia sanitaria declarada.

En ese caso, el empleador deberá reconocer el valor establecido para el auxilio de transporte como auxilio de conectividad digital a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, lo anterior será aplicado únicamente para quienes como consecuencia de la pandemia están desarrollando su labor en casa. El auxilio de conectividad y el auxilio de transporte no son acumulables.

Se hace hincapié, que el auxilio de conectividad contemplado es de $102.853, monto que equivale al subsidio de transporte decretado por el Gobierno Nacional en diciembre de 2019,

Cabe resaltar, que el Decreto no cobijará a quienes ya se desempeñaban en la modalidad de teletrabajo, ya que estos ciudadanos les seguirán siendo aplicadas las disposiciones de la Ley 1221 de 2008.

MEDIDAS ALTERNATIVAS RESPECTO A LA JORNADA DE TRABAJO

En tanto se encuentre vigente la emergencia sanitaria de manera excepcional y de mutuo acuerdo entre empleador y trabajador, se permite la realización de turnos de trabajo sucesivos, que permitan operar a la empresa o secciones de esta sin solución de continuidad durante todos la semana. Lo anterior con el fin de prevenir la circulación masiva en medios de transporte, esto siempre y cuando el respectivo turno no exceda de ocho horas al día y 36 horas a la semana.

De otro lado, se señala que la jornada semanal de 48 horas podrá ser distribuida en cuatro días a la semana, con una jornada diaria máxima de 12 horas, También indica que serán reconocidos los recargos nocturnos, dominicales y festivos de conformidad con la normativa vigente y el pago podrá diferirse de mutuo acuerdo entre el trabajador y el empleador, máximo hasta el 20 de diciembre del 2020.

En todo caso se garantizará el cumplimiento de la normatividad vigente en lo relacionado con la seguridad y salud en el trabajo.

Estas modificaciones aplican sin que sea necesario modificar el reglamento interno de trabajo.

ALTERNATIVA PARA El PRIMER PAGO DE LA PRIMA DE SERVICIOS

Otra de las Medidas que también adopta la Decreto 770 de 2020 es el acuerdo para el pago de la prima. El cual debe ser de común acuerdo con el trabajador, el empleador podrá trasladar el primer pago de la prima de servicios, máximo hasta el veinte (20) de diciembre de 2020. Los empleadores y trabajadores podrán concertar la forma de pago hasta en tres (3) pagos, los cuales en todo caso deberán efectuarse a más tardar el veinte (20) de diciembre de 2020.

Cabe resaltar que los beneficiarios del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios PAP también podrán concertar con el trabajador la forma de pago, hasta en tres (3) pagos iguales, para trasladar el pago de la prima de servicios, máximo hasta los primeros veinte (20) días del mes de diciembre de 2020.

El programa social del Estado PAP con cargo a los recursos del FOME busca apoyar y subsidiar a los empresarios colombianos con el primer pago de la prima de servicios de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria declarada.

Quienes podrán acceder o ser beneficiario del PAP son las personas jurídicas, personas naturales, consorcios y uniones temporales que cumplan los siguientes requisitos:

  1. Que hayan sido constituidos antes del 1° de enero de 2020.
  2. Que cuenten con una inscripción en el registro mercantil. En todo caso, esta inscripción deberá haber sido realizada o renovada por lo menos en el año 2019. Las entidades sin ánimo de lucro deberán aportar copia del RUT.
  3. Que demuestren la necesidad del aporte estatal, certificando una disminución del veinte por ciento (20%) o más en sus ingresos.

Las entidades cuya participación de la Nación y/o sus entidades descentralizadas sea mayor al 50 % de su capital, No podrán ser beneficiarios del programa.

Sin embargo, no podrán acceder a este Programa las personas naturales que se encuentren en cualquiera de las siguientes condiciones:

  • Que tengan menos de tres (3) empleados reportados en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA correspondiente al periodo de cotización del mes de febrero de 2020 a cargo de dicha persona natural, entendiéndose por empleados aquellos descritos en el parágrafo 10 del presente artículo.
  • Que sean Personas Expuestas Políticamente – PEP o sean cónyuges, compañeros permanentes o parientes en el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil de Personas Expuestas Políticamente – PEP.

La cuantía del aporte que recibirán los beneficiarios corresponderá al número de empleados que hayan cotizado en la PILA con un ingreso base de cotización desde un salario mínimo mensual legal vigente hasta un $ 1.000.000, multiplicado por $ 220.000.

Ahora bien, para el cálculo del aporte, el Decreto 770 de 2020 contempla que cada empleado sólo podrá ser contabilizado una vez. Si existe multiplicidad de empleadores de un mismo trabajador, se otorgará el aporte al primero que, producto de la respectiva postulación, verifique la UGPP.

Quienes cumplan los requisitos establecidos deberán cumplir procedimiento de postulación para la obtención del aporte, en el cual deberán presentar ante la entidad financiera en la que tengan el depósito, lo siguiente:

  1. Solicitud firmada por el representante legal o por la persona natural empleadora, en la cual se manifiesta la intención de ser beneficiario del Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP.
  2.  Certificación firmada por (i) el representante legal o la persona natural empleadora y (ii) el revisor fiscal o contador público en los casos en los que el empleador no esté obligado a tener revisor fiscal, en la que se certifique:2.1 La disminución de ingresos, en los términos del numeral 3 del artículo 7 de este Decreto Legislativo.
    2.2 El número de primas de servicios que se subsidiarán a través del aporte estatal objeto de este programa.

Se resalta que el Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios – PAP aplicara únicamente para el primer pago de la prima de servicios del año 2020.